Foundation - fondation

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Why a foundation?

A campus such as this college cannot be financed by a community without a Foundation in which there is a rigorous control of the incoming resources and the outgoing expenses. Even if a foundation is a non-profit organisation, it must follow the rules set by local governments as well as international rules of other countries where it wishes to operate.

However, it is necessary to go through many steps which could be time consuming.

Steps such as :

1- Define the purpose of the Foundation

2- Incorporate a company

3-Create a set of rules called by-laws

4- Create a set of rules preventing conflicts of interest

5- Establish guidelines for fundraising

6- Apply for an Employer Identication Number

7- Apply for tax-exempt status

Once these points have been determined, it is essential to create an organization and build a structure as an executive comity to make it work. A Foundation must be activated all time. It will involve many volunteers able to offer time and effort to make de Foundation successful.

There are five major elements to consider. One of the numerous steps to make a Foundation work is to determine the feasibility and specially the funding needs for the project involved. A projection budget on three years is usually used as a business guideline. A business plan must be elaborated in considering the mission, the organization structure, the planning for marketing, skilled volunteers and other resources including fundraising staff.

Pourquoi une fondation?

Un campus tel que ce collège ne peut être financé par une communauté sans passer par une Fondation qui aura un contrôle rigoureux sur les ressources entrantes et les sorties de dépenses. Même si la Fondation est une organisation à but non lucratif, elle doit suivre les règles établies par les gouvernements locaux autant que les règles internationales des autres pays où elle désire opérer.

Cependant, il est essentiel de franchir plusieurs étapes qui peuvent devenir exigeantes en termes de temps.

Des étapes telles que :

1- Définir le but de la Fondation

2- Incorporer une compagnie

3- Créer un ensemble de règles par législation municipale ou autre

4- Créer un ensemble de règles pour prévenir les conflits d’intérêt

5- Établir des balises pour le financement

6- Demander un Numéro d’Identification d’Employeur

7- Demander le statu pour l’exemption de taxes

Une fois que ces points sont déterminés, il est essentiel de créer une organisation et de construire une structure tel un comité exécutif pour la faire fonctionner. Une Fondation doit être active en tout temps. Cela implique plusieurs bénévoles capables d’offrir de leur temps et de leurs efforts pour faire de la Fondation un succès.

Cinq éléments majeurs sont à considérer. L’une des nombreuses étapes pour faire fonctionner une Fondation est de déterminer la faisabilité et surtout les besoins en ressources du projet impliqué. La projection d’un budget sur trois ans est compilée habituellement comme un guide d’affaires. Un plan d’affaires doit être élaboré en considérant la mission, la structure de l’organisation, les prévisions du marketing, les bénévoles compétents et d’autres ressources incluant le personnel attitré à la levée de fonds.

Necessary obligations to create and operate a registered non-profit Foundation

Incorporating as a non-profit
- Starting an organization
  - Applying for Charitable Status
  - Forms and required details
  - Incorporation : essential steps
- What is the difference between a non-profit organization and a charity?
  - Registered charity
  - Foundation
  - Nonprofit corporation
- Which is right for you?
  - Working with an existing charity
  - Operating as a nonprofit
  - Operating as a social enterprise or business
- Resources
What is a non-profit corporation?
Implications of becoming a charity
- Benefits of being a charity
  - Issuing official receipts
  - Receiving favourable tax treatment
  - Benefiting from the perception that the organization is doing good work
  - Control over charities
- Challenges faced by new charities
- Regulatory obligations of a registered charity
Advantages & Disadvantages of incorporation
- Advantages of incorporation

Disadvantages of incorporation

Board Governance
Building your Board
- Recruitment
- Evaluation – Performance of the Board
- Succession planning
- Board Member Orientation
- Board compensation & Benefits
- Board roles & requirements
- Governing documents — by-laws & Constitutions
- Roles and Responsibilities of Board Members
- Meetings and commitees
- Board policies and planning
- Strategic planning
- Mission statement development
- Key Board Policies
  - Code of conduct & ethics
  - Private Policy
  - Complaintes
  - Conflict of interest policy
  - Whistle blower policy
Fundraising
- Grantseeking foundamentals
- Fundraising strategies
- Grantseeking Fundamentals
- Prospect research & grantseeking
- Fundraising Planning & Strategy
- Proposal Writing
- Corporate giving
- Fundraising from Corporations
- Agreements and Sample Politics
- Sponsorship and Gift in Kind
- Fundraising Ethics & Risk Management
- Codes of Ethics
- Fundraising activities
- Fundraising costs
- Research
- Donor records and privacy
Risk Management
- Risk Management Basics
  - What is risk management?
  - Do you need risk management or insurance?
- Insurance & Liability
  - Insurance and Liability for charities and nonprofits
    - How insurance work
    - Do we really need insurance?
    - Insurance policies for nonprofits
      - Commercial general liability (CGL)
      - Directors’ and Officers’ liability
      - How to read a policy
      - Buying insurance : what to do and what not to do
- Guidelines and checklists
  - Risk management for Boards of Directors
  - Financial risk management
  - Avoiding fraud
Finance and administration
- Financial Management
  - Budgets and Basics
  - Records and Financing statements
  - Audits
- Reporting and Receipting
  - Reporting to the CRA
  - Gifts and receipting
    - About gifts
    - Giving gifts to others
    - Gifts in kind
    - Gifts of life insurance
    - Additional resources
      - Who can a charity support?
      - What is a qualified donee?
      - Reporting gifts given to others
    - Determining the value of gifts
      - What is the fair market value?
      - Basics of determining fair market value
      - Record-keeping for fair market value
      - Valuing several items together
      - Deemed fair market value rule
      - Considerations for types of property
    - Basics for tax receipting for donations
      - Information included on a receipt
      - Is a gift eligible for a receipt?
      - Gifts that are not eligible for receipt
      - Electronic tax receipt
      - Keeping records of tax receipts
      - Split receipting
      - Rules for split receipting
Staff Management
- Policies and Practices
  - General Management
  - Recruitment, dismissal and succession
    - Recruitment
    - Recruitment of senior staff
    - Dismissal
    - Succession
    - Diversity
- Big Pictures for Managers and Executives
- Compensations and benefits
- Legislation and liability
  - Employment pratices legislation
  - Other legal issues
  - Order criminal checks on-line
Staff Management Standards
- Compensation and benefits
  - Compensation
  - Benefits
  - Leadership and Professional Development
  - Contracts, leaves and retirement
Volunteer involvement
- Volunteer recruitment
  - Recruitment – best practices
  - Screening
- Volunteer Management
  - Standards, Rights and Responsibilities
  - Management
Charity Tax Tools
Info-impôts
- To be a charity or not?

Activities

Charitable purposes
CRA’s requirements for purposes
- Gifts and Receipting
- Record keeping
- Working with CRA
Charitable purposes
CRA’s requirements for purposes
What purposes are charitable?
More information from CRA
Activities
- Fundraising activities
  - What activities are considered to be fundraising?
  - Activities that are not allowed
  - Fundraising ratio
  - Recording fundraising costs
- Business activities
  - Rules for business activities
  - Linked to charitable purpose?
  - Comparaison to fundraising activities
  - Comparaison to charitable activities
  - Comparaison to investment activities
- Political activities
Record keeping
- Retaining books & records
- Governance records
- Financial records
- Recording and allocating expenses
- Retaining books & records
- Where books & records must be kept
- How long to keep books & records?
- Computerized books & records
- Third parties and books & records
- Filing the T3010 return
- Other information you must include
- Changes to T3010
- Implications of not filing the T3010
Governance records
- Creation
- Registration
- Operation
- Keeping financial records
- Bank account
- Keeping records of donations
- Keeping copies of tax receipt issues
- Recording memberships & Grants
- Invoicing for goods and services
- Recording disbursements
- General Leger
- Financial Statements
Setup financial statements – a few tips
Recording & Allocating Expenses
Organizing Expense Accounts
Combining methods of organizing accounts
Costs relating to multiple expense categories
- Direct Expenses
- Indirect expenses
- Common way of allocating expenses
- Principles of allocating expenses
Working with CRA
- Keeping the CRA informed of changes
  - Changes that require notification
  - Changes that require CRA Approval
  - When to Get Professional Help
  - Finding reputable professionals
- Penalties and sanctions
  - Common non-compliance problems
- Additional resources available from the CRA
Penalties and sanctions for non-compliance
- Compliance agreements
- Sanctions
- Revocation of the charity's registration
- Revocation tax
Other legislation affecting charities
Other common legislation that may affect you
CRA’s position on other legislation

Source : This text is a summary of subjects relative to the information needed in creating and managing a charity and non-profit organization in Canada presented on the Web by Imagine Canada, a national charitable organization. http://sectorsource.ca/ and http://sourceosbl.ca

To access to the information beyond the summary, visit Managing a Non-profit Organization

Ref : Exigences nécessaires pour une Fondation_B.docx

Last update : Dec 30, 2021

Exigences nécessaires à la création et à l’opération d’une Fondation OSBL enregistrée

Création d’un organisme sans but lucratif
- Création d’un organisme
  - Demander l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance
  - Formulaires et renseignements requis
  - Constitution en société : étapes essentielles
- Quelle est la différence entre un OSBL et un organisme de bienfaisance?
  - Organisme de bienfaisance enregistré
  - Fondation.
  - Organisation à but non lucratif
- Lequel vous convient?
  - Collaborer avec un organisme de bienfaisance existant
  - Exercer une activité sans but lucratif
  - Exercer une entreprise sociale ou une activité commerciale
- Ressources.
Qu’est-ce qu’une société de bienfaisance?
Les conséquences de la création d’un organisme de bienfaisance
- Les avantages d’être un organisme de bienfaisance
  - Délivrance de reçus de dons officiels
  - Traitement fiscal favorable
  - Avantage de la bonne réputation du secteur de la bienfaisance
  - Contrôle des organismes de bienfaisance
- Les complications des nouveaux organismes de bienfaisance
- Les obligations réglementaires des nouveaux organismes de bienfaisance
Avantages et inconvénients de la constitution en personne morale
- Avantages pour une personne morale

Inconvénients pour une personne morale

Gouvernance du conseil d’administration
Formation du conseil d’administration
- Recrutement
- Évaluation de performance
- Planification de la succession
- Orientation
- Rémunération et avantages sociaux
- Obligations et gestion des risques
- Documents constitutifs – statuts et constitutions
- Fonctions et responsabilités des administrateurs
- Gestion du risque et responsabilités
- Politiques et planifications organisationnelles
- Planification stratégique
- Élaboration d’un énoncé de mission
- Principales politiques à mettre en place
  - Code de conduite et d’éthique
  - Politique de respect de la vie privée
  - Plaintes
  - Politique de conflit d’intérêts
  - Politique de dénonciation
Collecte de fonds
- Politiques et gestion de collecte de fonds
- Élaboration de politiques
- La demande de subvention en bref
- Prospection et demande de subvention
- Planification et stratégie de collecte de fonds
- Rédaction de propositions
- Dons des entreprises
- Collecte de fonds auprès des entreprises
- Conventions et exemples de politiques
- Commandites et dons en nature
- Éthiques et gestion des risques
- Codes d’éthique
- Activités de collecte de fonds
- Coûts liés aux activités de collecte de fonds
- Recherche
- Registre des donateurs et respect de la vie privée
Gestion du risque
- L’essentiel de la gestion du risque
  - Qu’est-ce que la gestion du risque?
  - La gestion du risque n’équivaut pas à une police d’assurance
- Assurances et responsabilité
  - Assurance pour les OSBL
    - Le fonctionnement de l’assurance
    - Avons-nous vraiment besoin d’assurance?
    - Polices courantes pour les OSBL
      - Responsabilité civile des entreprises
      - Responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants
      - Comment lire une police
      - Comment acheter une police d’assurance : faire et ne pas faire
- Guides et listes de contrôle
  - Risque en gestion du Conseil des Directeurs
  - Risque en gestion financière
  - Risque en gestion de fraude
Finance et administration
- Gestion financière
  - Fondements et budget
  - Registres et états financiers
  - Vérifications
- Rapports et reçus
  - Rendre des comptes à l’ARC
  - Dons et reçus
    - Type de dons
    - Dons à d’autres organismes
    - Dons en nature
    - Dons d’assurance-vie
    - Ressources supplémentaires.
      - À qui un organisme de bienfaisance peut-il donner de l’argent, des dons ou des services?
      - Qu’est-ce qu’un donataire reconnu?
      - Déclaration des dons à d’autres organismes
    - L’évaluation des dons
      - Qu’est-ce que la juste valeur marchande?
      - Méthodes de base pour déterminer la juste valeur marchande
      - Registres à conserver pour justifier la juste valeur marchande
      - Évaluer plusieurs articles en même temps
      - Règle de la juste valeur marchande réputée
      - Principes à appliquer pour divers types de biens
    - La délivrance des reçus de dons
      - Renseignements à indiquer dans un reçu de don
      - Comment savoir si un don est admissible à un reçu
      - Dons non admissibles à un reçu
      - Reçus de dons électroniques
      - Conservation des registres des reçus de dons
      - La délivrance de reçus pour une partie de la valeur des dons
      - Règles de la délivrance de reçus de dons pour une partie de la valeur
Gestion du personnel
- Politiques et pratiques
  - Direction intermédiaire
  - Recrutement, licenciement et succession
    - Recrutement
    - Direction intermédiaire
    - Licenciement
    - Succession
    - Diversité
- Vue d’ensemble : pour cadres et directeurs
- Rémunération et avantages sociaux
- Lois et obligations
  - Lois sur les pratiques d’emploi
  - Autres questions juridiques
  - Sélection et vérification des références
Vue d’ensemble pour cadres et directeurs
- Rémunération et avantages sociaux
  - Rémunération
  - Avantages sociaux
  - Leadership et perfectionnement professionnel
  - Contrats, congés et retraite
Participation des bénévoles
- Recrutement des bénévoles
  - Recrutement – pratiques exemplaires
  - Filtrage
- Gestion des bénévoles
  - Normes, droits et responsabilités
  - Gestion
Info-impôts
- Être un organisme de bienfaisance ou non?
- Activités
Les fins de bienfaisance
Les exigences de l’ARC pour les fins
- Dons et reçus
- Tenue des registres
- Travailler avec l’ARC
Les fins de bienfaisance
Les exigences de l’ARC pour les fins
Quelles sont des fins de bienfaisance ?
Renseignements supplémentaires de l’ARC
Activités
- Activités de financement
  - Quelles activités sont des activités de financement ?
  - Activités non autorisées
  - Autres facteurs intervenant dans l’évaluation du financement par l’ARC
  - Ratio de financement
  - Enregistrement des dépenses de financement
- Activités commerciales
  - Règles régissant les activités commerciales
  - Liée aux fins de l'organisme de bienfaisance?
  - Différence entre activités commerciales et activités de bienfaisance
  - Différence entre activités commerciales et activités de bienfaisance
  - Différence entre activités commerciales et activités d'investissement
- Activités politiques
Tenue des registres
- Conservation des livres et des registres
- Documents de gouvernance
- Registres financiers
- Enregistrement et attribution des dépenses
- Conservation des livres et des registres
- Lieu où conserver les registres
- Combien de temps doit-on conserver ses registres ?
- Registres électroniques
- Les tiers et les registres
- Produire le formulaire T3010
- Autres renseignements à inclure obligatoirement
- Modifications apportées au formulaire T3010
- Les conséquences de la non-production du formulaire T3010
Conservation des documents de gouvernance
- Établissement
- Enregistrement
- Exploitation
- Registres financiers
- Compte bancaire
- Conserver les registres de dons
- Conserver des doubles des reçus de dons émis
- Registres des cotisations des membres et des subventions gouvernementales
- Enregistrer les débours
- Grand livre général
- États financiers
Quelques conseils sur la mise en place d’états financiers
Enregistrer et ventiler les dépenses
Structurer les comptes de charges
Combiner les différentes méthodes de structuration des comptes
Ventilation possible des dépenses entre plusieurs catégories de charges
- Charges directes
- Charges indirectes
- Méthodes courantes de ventilation des charges
- Principes à appliquer dans la ventilation des charges
Travailler avec l’ARC (Agence du Revenu du Canada)
- Communiquer à l’ARC les changements apportés à votre organisme de bienfaisance
  - Modifications qui doivent être communiquées à l’ARC
  - Modifications qui doivent être approuvées par l’ARC
  - Quand consulter un professionnel
  - Comment trouver des professionnels de bonne réputation
- Pénalités et sanctions
  - Problèmes courants en matière de non-conformité
- Ressources supplémentaires
Pénalités et sanctions en cas de non-conformité
- Ententes d’observation
- Sanctions
- Révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance
- Impôt de révocation
Législation applicable aux organismes de bienfaisance
Autre législation courante susceptible de s’appliquer à votre organisme
Position de l’ARC sur le reste de la législation

Source : Ce texte est un sommaire des sujets relatifs aux informations nécessaire pour la création et la gestion d’une organisation OSBL au Canada présenté sur le web par Imagine Canada, un organisme à but non lucratif. http://sectorsource.ca/ and http://sourceosbl.ca

Pour accéder à l’information au-delà du sommaire, visitez Gestion d’un Organisme OSBL

Ref : Exigences nécessaires pour une Fondation_C.docx

Mise à jour de ce document : 30 déc 2021