(English)

Exigences nécessaires à la création et à l’opération

d’une Fondation OSBL enregistrée

  • Création d’un organisme sans but lucratif

La majorité des organismes de bienfaisance sont dotés de la personne morale. Ce sont donc des entités légales, constituées en vertu de la législation gouvernementale fédérale, provinciale ou territoriale.

Chaque organisme doté de la personne morale doit satisfaire aux exigences que lui impose la législation applicable à sa constitution en personne morale. L’inobservation de ces exigences peut mettre en péril son existence. L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que les organismes de bienfaisance enregistrés soient en règle par rapport leur statut légal afin de conserver leur enregistrement d’organisme de bienfaisance.

    • Création d’un organisme.

Beaucoup de gens pensent que la création d’un organisme de bienfaisance enregistré est la principale (ou la seule) option, mais il existe toute une gamme de types d’organismes dont les activités sont axées sur le bien-être social. Les principales raisons citées par les personnes qui souhaitent créer un organisme de bienfaisance sont les suivantes :

  • Elles ont la passion pour une cause caritative et une idée géniale pour atteindre leurs buts.
  • Elles possèdent d’importants fonds à donner au profit d’une cause, mais elles veulent s’assurer que ces fonds sont employés pour une certaine activité de bienfaisance.

La création et la gestion d’un organisme de bienfaisance enregistré peut être un travail à la fois noble et ambitieux. L’Agence du revenu du Canada (ARC) vérifie qu’un organisme présente les caractéristiques suivantes quand elle examine sa demande d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance :

  • Sa fondation a été réalisée correctement ;
  • Ses fins (ou objectifs) sont exclusivement des fins de bienfaisance ;
  • Ses activités seront des activités de bienfaisance, il les réalisera dans le respect de la législation, au service d’une de ses fins de bienfaisance ou plus ;
  • Ses activités conféreront un avantage au public.

L’organisme doit satisfaire à ces quatre critères, faute de quoi sa demande sera rejetée. Vous pouvez évaluer votre concept à l’aide des ressources suivantes :

      • Demander l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance

Gérer un organisme de bienfaisance enregistré peut être un travail à la fois noble et ambitieux. L’Agence du revenu du Canada (ARC) vérifie qu’un organisme présente les caractéristiques suivantes quand elle examine sa demande d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance :

  • Sa fondation a été réalisée correctement ;
  • Ses fins (out objectifs) sont exclusivement des fins de bienfaisance ;
  • Ses activités seront des activités de bienfaisance, il les réalisera dans le respect de la législation, au service d’une de ses fins de bienfaisance ou plus ;
  • Ses activités conféreront un avantage au public.

L’organisme doit satisfaire à ces quatre critères, faute de quoi sa demande sera rejetée. Vous pouvez évaluer votre concept à l’aide des ressources suivantes :

      • Formulaires et renseignements requis

Le formulaire de demande d’enregistrement exige des renseignements détaillés sur l’organisme :

  • Sa forme ou sa structure juridique ;
  • Ses administrateurs ou ses fiduciaires ;
  • Ses activités prévues, à savoir comment il réalisera chacun de ses objectifs de bienfaisance ;
  • Ses activités de financement prévues ; sa situation financière ;
  • Ses revenus et ses dépenses ;
  • Des pièces justificatives des renseignements ci-dessus.

Références :

Formulaire T2050, Demande d’enregistrement d’un organisme de bienfaisance en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

(http://www.cra-arc.gc.ca/F/pbg/tf/t2050/)

Guide T4063, L’enregistrement d’un organisme de bienfaisance aux fins de l’impôt sur le revenu.

(http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/tr063/)

Conseil ! Assurez-vous que votre demande est bien remplie lors de sa présentation. Vous ne devriez pas présenter à l’ARC cette demande, tant qu’elle n’est pas remplie complètement, puisque l’ARC ne prendra pas de décision sans posséder tous ces renseignements.

      • Constitution en société : étapes essentielles.

Principales étapes à suivre pour créer un organisme de bienfaisance constitué en société :

  • Choisir le nom de la société en vous assurant qu’il n’est pas en conflit avec un nom existant ;
  • Solliciter au moins trois administrateurs sans lien de dépendance pour siéger au conseil d’administration de la société ;
  • Choisir comment satisfaire aux autres exigences, par exemple, choisir les dates de l’exercice, sélectionner des vérificateurs et de choisir le lieu du siège ;
  • Préparer les objectifs de l’organisme ;
  • Ébaucher les règlements et les résolutions qui organiseront la société ;
  • Demander l’enregistrement à titre de société (« lettres patentes » ou « statuts constitutifs ») ;
  • Produire différentes déclarations pour l’organisme et régler divers frais.

Pour plus de détails, consulter un avocat spécialisé en droit des organismes de bienfaisance pour vous aider ou vous diriger vers des ressources qui permettront de comprendre les étapes provinciales nécessaires.

Voici quelques liens vers des ressources qui peuvent vous être utiles lors du processus d’enregistrement.

Ref : Devons-nous constituer notre organisme en société ?

(http://collegeofcontinuinged.dal.ca/Files/NP_Should_We_Incorporate.pdf) (en anglais seulement).

    • Quelle est la différence entre un OSBL et un organisme de bienfaisance?

Ces termes sont employés de manière interchangeable en langage courant. Au Canada, l’expression « sans but lucratif » désigne généralement les organismes qui correspondent à l’une des trois catégories suivantes :

      • Organisme de bienfaisance enregistré.

À la différence des fondations et des organisations à but non lucratif, les organismes de bienfaisance offrent des programmes qui correspondent à la définition des activités de bienfaisance établie par la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada. Ils sont enregistrés et réglementés par l’ARC et peuvent délivrer des reçus officiels en contrepartie d’un don.

      • Fondation

Un type d’organisme caritatif qui existe principalement pour distribuer des fonds à des donataires reconnus. Les fondations canadiennes peuvent accorder des subventions (ou des dons) à d’autres organismes de bienfaisance, peuvent exister pour être un organe de financement pour un autre organisme de bienfaisance (tel qu’une fondation hospitalière) ou peuvent mener leurs propres activités de bienfaisance.

      • Organisation à but non lucratif

Organisation constituée en entité juridique distincte de ses membres et administrateurs. Ce ne sont pas toutes les organisations à but non lucratif qui s’enregistrent en tant qu’organisme de bienfaisance auprès de l’ARC. Elles peuvent réaliser un profit, mais les profits doivent servir à atteindre les objectifs de l’organisation (et ne peuvent pas être distribués aux actionnaires, aux membres ou aux administrateurs).

    • Autres options que la fondation d’un organisme de bienfaisance

Avant de décider d’enregistrer un organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC), vous devriez réfléchir aux autres solutions qui s’offrent à vous pour atteindre vos buts. De nombreuses difficultés et obligations sont associées au statut d’organisme de bienfaisance enregistré, ainsi que le coût u respect de ces obligations. Il est donc judicieux d’étudier toutes les autres solutions qui vous permettront le mieux d’atteindre vos buts.

Si votre but consiste à gérer un programme ou une activité de bienfaisance, étudiez les autres options que celle de la création d’un organisme de bienfaisance. Si votre but consiste à assurer l’utilisation d’un don important dans un but particulier, maintenant et à l’avenir, étudiez les autres options que celle de la création d’une fondation.

Si votre but consiste à gérer un programme particulier ou une activité particulière pour atteindre vos buts de bienfaisance, il existe divers moyens pour y parvenir, sans créer un nouvel organisme de bienfaisance. Étudiez les solutions présentées ci-dessous.

    • Lequel vous convient?

Cela dépend des activités qui seront menées. La création d’un organisme de bienfaisance comporte certains avantages tels que : la délivrance de reçus officiels ; un traitement favorable en ce qui concerne l’impôt sur le revenu ; et la confiance générale du public. Toutefois, soulignons que les organisations à but non lucratif et les entreprises sociales ne sont pas assujetties à autant de contraintes réglementaires pour ce qui est des profits provenant des activités de collecte de fonds et des ventes de produits. Voici d’autres options que la création d’un organisme de bienfaisance :

      • Collaborer avec un organisme de bienfaisance existant

Comme le Canada compte quelque 86 000 organismes de bienfaisance, il existe très vraisemblablement un autre organisme de bienfaisance qui poursuit déjà les mêmes buts de bienfaisance que ceux auxquels vous envisagez de vous consacrer. Cet organisme de bienfaisance sera déjà enregistré et disposera de l’infrastructure nécessaire pour respecter les obligations imposées par l’ARC et pour gérer et contrôler efficacement les diverses activités.

Comment pouvez-vous trouver des organismes de bienfaisance avec lesquels collaborer ? Vous pouvez commencer par effectuer une recherche dans CharityData (https://www.charitydata.ca/). En utilisant la fonction de recherche avancée, vous pouvez trouver les organismes de bienfaisance classés par nom, lieu ou catégorie d’organismes de bienfaisance.

Quand vous prendrez contact avec un organisme de bienfaisance au sujet d’une éventuelle collaboration, n’oubliez pas que les organismes de bienfaisance sont déjà totalement débordés. Afin d’être pris au sérieux, vous devriez être disposé à lui décrire votre propre travail, vos projets et vos budgets, au lieu de vous contenter de lui exposer votre belle idée. Sachez également que la majorité des organismes disposent de leurs propres processus d’examen et d’approbation internes et qu’ils se fixent leurs propres priorités.

En revanche, si votre plan d’action a été mûrement réfléchi et s’il prévoit comment atteindre vos buts en matière de programmation, y compris en précisant les ressources qui seront mobilisées et s’il correspond à la mission et aux objectifs de base de l’organisme, vous serez probablement écouté avec toute l’attention que vous méritez.

Visitez le Portail DonAction (http://www.charityfocus.ca/RF/Pages/Home.aspex) pour rechercher des organismes de bienfaisance qui offrent des services similaires aux vôtres ou qui appuient la même cause.

      • Exercer une activité sans but lucratif

De nombreuses œuvres de bienfaisance admirables sont réalisées par des organismes sans but lucratif, non dotés du statut d’organisme de bienfaisance enregistré. Si vous prévoyez financer principalement vos projets grâce à des activités de financement pour lesquelles aucun reçu ne peut être délivré et par des frais perçus auprès des utilisateurs, l’exercice de votre activité dans le cadre d’un organisme de bienfaisance peut présenter peu d’avantages ou aucun avantage (et plusieurs inconvénients).

Bien que les organismes sans but lucratif ne puissent pas délivrer de reçus de dons, ils disposent d’une marge de manœuvre relativement plus importante pour financer et pour exercer leurs activités. Par exemple, les règles de l’ARC sur le contingent des versements (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/spndng/menu-fra.html) ne s’appliquent pas non plus aux organismes.

Si ce que vous souhaitez réaliser est partiellement caritatif et partiellement non caritatif, la solution consiste à exercer une activité sans but lucratif. Les organismes sans but lucratif disposent d’une marge de manœuvre relativement plus importante pour exercer leurs activités, même s’ils ne peuvent pas délivrer de reçus de dons. Les organismes sans but lucratif sont moins réglementés que les organismes de bienfaisance en ce qui concerne :

  • Les activités politiques (celles des organismes de bienfaisance sont limitées) ;
  • Les activités de financement et d’autres activités (les organismes de bienfaisance doivent suivre des procédures de délivrance des reçus ;
  • Les frais d’utilisation (les organismes de bienfaisance doivent suivre des procédures de délivrance des reçus qui ne s’appliquent pas au OSBL).
      • Exercer une entreprise sociale ou une activité commerciale

Si le service ou l’activité que vous offrez profite aux utilisateurs ou à la collectivité, mais les frais d’utilisation et/ou les vente de produits couvrent la totalité des coûts liés au(x) programme(s), vous pouvez envisager de créer une entreprise sociale. (http://www.socialenterprisecanada.ca/en/learn/nav/canadiancosialenterpriseguide.html). En plus, au moyen des crédits de taxe sur intrants, les entreprises récupèrent généralement la totalité de la TPS/TVH/TVQ qu’elles paient, alors que les organismes de bienfaisance ne récupèrent que la moitié de la remise fiscale.

    • Ressources
    • Direction des organismes de bienfaisance.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/menu-fra.html) de l’Agence du revenu du Canada.

Les sociétés de bienfaisance (qui portent également le nom de « corporations sans capital-actions ») présentent trois différences fondamentales avec les sociétés à but lucratif (qui portent également le nom de « sociétés par actions »).

  • Une société de bienfaisance est formée par ses membres alors que les actionnaires sont les propriétaires d’une société par actions.
  • Les membres d’une société de bienfaisance ne peuvent pas percevoir de gain financier (ou pécuniaire) pendant son existence, alors qu’une société par actions peut répartir des profits entre ses actionnaires sous la forme de dividendes.
  • Dans certain cas, les pouvoirs d’une société de bienfaisance peuvent se limiter au contenu de ses objectifs (fins), alors, qu’en principe, aucune restriction de ce type n’est imposée aux sociétés par actions.

Le processus d’incorporation est également différent pour les sociétés de bienfaisance, bien qu’il varie d’une collectivité publique à l’autre. La constitution en personne morale d’une entité sans but lucratif exige, dans la majorité des autres collectivités publiques, que leur gouvernement l’étudie et l’approuve.

Dans diverses collectivités publiques, des autorisations supplémentaires sont exigées ou des conditions doivent être respectées pour la constitution en personne morale de certains types d’organismes sans but lucratif, ainsi que pour ceux dont le nom contient certains mots particuliers.

Une entité à but non lucratif peut se constituer en personne morale sous le régime d’une loi fédérale ou provinciale, selon la portée de ses fins et de ses activités envisagées. Chaque collectivité publique possède sa propre législation sur la constitution en personne morale des organismes sans but lucratif, ainsi que son propre processus d’approbation.

  • Les conséquences de la création d’un organisme de bienfaisance

L’enregistrement de votre organisme à titre d’organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) lui apporte certains avantages, mais aussi plusieurs complications et obligations réglementaires. Avant de demander son enregistrement, vous devriez être persuadé que ces avantages dépassent ces complications et ses obligations et que c’est la meilleure solution. (http://sourceosbl.ca/node/7779) pour vous.

    • Les avantages d’être un organisme de bienfaisance

Le statut d’organisme de bienfaisance enregistré présente trois avantages de base. Les organismes de bienfaisance enregistrés :

  • Peuvent délivrer des reçus de dons officiels aux donateurs ;
  • Bénéficient d’un traitement fiscal favorable pour leurs revenus ;
  • Bénéficient de la bonne réputation du secteur de la bienfaisance.
      • Délivrance de reçus de dons officiels

Les reçus de dons (http://sourceosbl.ca/node/7810) présentent un avantage pour les donateurs et peuvent constituer un facteur important dans la promotion des activités de financement. Voici les conséquences de la délivrance de reçus de dons pour les types de donateurs possibles ci-dessous :

  • Donateurs individuels — De nombreuses personnes tirent parti des reçus de dons pour réduire le montant de l’impôt sur le revenu dont elles doivent s’acquitter.
  • Entreprises — Certaines entreprises peuvent bénéficier de la réduction de leur revenu imposable en consentant des dons pour lesquels un reçu est délivré. Mais de nombreuses entreprises soutiennent les organismes de bienfaisance grâce à des commandites (htp://sourceosbl.ca/resource/glossary/commandites), plutôt que grâce à des dons et ces dépenses sont souvent des dépenses d’entreprise déductible du revenu imposable. Dans ce cas précis, un reçu de don n’offre aucun avantage supplémentaire aux entreprises.
  • Fondations et organismes de bienfaisance — Les fondations et les organismes de bienfaisance peuvent seulement, en règle générale, consentir des dons aux organismes de bienfaisance enregistrés. En revanche, les organismes de bienfaisance qui reçoivent des dons de ce type ne doivent pas délivrer des reçus de dons dans ce cas.
  • Gouvernements — Les gouvernements peuvent financer tous les types d’organismes qu’ils désirent, mais le financement dans le cadre de certains programmes gouvernementaux peut être réservé aux organismes de bienfaisance enregistrés.
      • Traitement fiscal favorable

Les organismes de bienfaisance enregistrés ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu sur leurs gains éventuels.

Pour la taxe sur les produits et services (ou pour la taxe de vente harmonisée ou la taxe de vente du Québec), la situation des organismes de bienfaisance est, en vérité, moins favorable que celle des entreprises. Les entreprises récupèrent, en règle générale, toute la TPS/TVH/TVQ qu’elles règlent grâce à des crédits de taxe sur les intrants, alors que les organismes de bienfaisance ne sont remboursés que de la moitié du montant de cette taxe.

Ce problème peut être plus grave, dans certaines situations, que l’impôt sur le revenu, surtout si un organisme de bienfaisance ne prévoit pas de revenus excédentaires par rapport à ses charges, puisqu’il doit s’acquitter de la TPS/TVH/TVP applicable.

      • Avantage de la bonne réputation du secteur de la bienfaisance

Le statut d’organisme de bienfaisance enregistré est perçu favorablement par de nombreux Canadiens. Cette image positive incite les gens à soutenir les organismes de bienfaisance. Elle motive également la personne l’origine de l’établissement d’un organisme de bienfaisance.

Certains Canadiens supposent également que les organismes de bienfaisance enregistrés sont plus réglementés et surveillés que les autres organismes sans but lucratif, ce qui inspire plus confiance aux Canadiens pour consentir des dons aux organismes de bienfaisance. Bien que les organismes de bienfaisance soient véritablement plus réglementés, l’observation des obligations réglementaires pour conserver leur statut d’organisme de bienfaisance n’est pas une mince affaire. Il faut évaluer le poids de ces obligations par rapport aux avantages présentés ci-dessus.

      • Contrôle des organismes de bienfaisance

Une motivation est commune à de nombreuses personnes qui souhaitent fonder un organisme de bienfaisance : conserver le contrôle, soit de « leur » programme ou activité, soit de « leurs » fonds. Cette motivation, bien que généralement fondée sur de bonnes intentions, est souvent erronée.

C’est le conseil d’administration (http://sourceosbl.ca/node/7209) qui exerce le contrôle de l’organisme, puisque des responsabilités légales lui incombent envers l’organisme lui-même et ses fins de bienfaisance et non envers le fondateur. De plus, plusieurs contraintes réglementaires régissent les activités que tout organisme de bienfaisance peut réaliser légalement (http://sourceosbl.ca/node/7781).

Si le fondateur souhaite principalement contrôler étroitement les activités prévues (dans le cas d’un programme de bienfaisance) ou le financement permanent (dans le cas d’une fondation privée), d’autres options que l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance sont susceptibles de lui convenir davantage.

    • Les complications des nouveaux organismes de bienfaisance

Les personnes qui souhaitent fonder un organisme de bienfaisance veulent établir, en règle générale, soit un organisme de bienfaisance (qui gère principalement des activités de bienfaisance), soit une fondation (qui verse principalement des dons aux autres organismes de bienfaisance qui correspondent à ses objectifs). Ces deux types d’organismes doivent faire face à des défis communs et uniques.

Un organisme de bienfaisance doit :

  • Être doté de la personnalité morale. Un organisme de bienfaisance est souvent une société. À titre de société, un organisme de bienfaisance doit disposer, en principe, de règlements administratifs (http://sourceosbl.ca/node/172), de politiques et de procédures, réunir ses membres, posséder des procès-verbaux (http://sourceosbl.ca/node/7221) des réunions, tenir les registres (http://sourceosbl.ca/node/7815) et les relevés de comptes nécessaires et ainsi de suite.
  • Être dirigé par un conseil d’administration. Trois administrateurs au moins sont souvent exigés ; ils doivent se réunir régulièrement et un procès-verbal doit être rédigé sur chacune de ces réunions. La responsabilité civile des administrateurs peut être engagée dans une certaine mesure par les actions de l’organisme de bienfaisance, ce qui signifie qu’un risque est associé aux fonctions d’administrateur.
  • N’avoir que des directeurs admissibles qui siègent à son CA.
  • Observer diverses exigences législatives et réglementaires, y compris celles de l’ARC.
  • Disposer des ressources nécessaires pour accomplir effectivement sa mission, que ce soit la gestion de programmes de bienfaisance ou l’octroi de subventions.

De plus, un organisme de bienfaisance d’exploitation doit également collecter tous les fonds nécessaires à la gestion de ses programmes, ainsi qu’à l’exercice des responsabilités définies ci-dessus. Le financement est une fonction spécialisée qui peut exiger que des bénévoles ou des employés s’y consacrent exclusivement afin que l’organisme puisse collecter suffisamment d’argent. Ces activités de financement entraînent des responsabilités à l’égard des bailleurs de fonds, comme celles de respecter systématiquement les souhaits des bailleurs de fonds dans l’emploi des fonds, de rendre des comptes et de remercier officiellement les bailleurs de fonds, entre autres.

En revanche, pour une fondation, la collecte de fonds peut ne pas être un sujet d’inquiétude, si elle a été dotée par son fondateur. Elle devra cependant :

  • Dépenser une partie de ses fonds pour financer l’exercice des responsabilités ci-dessus ;
  • Gérer et investir efficacement ses fonds ;
  • Faire des recherches et octroyer des subventions avec prudence;
  • Exercer un suivi pour s’assurer que ces fonds sont employés de manière appropriée et conformément à la mission de la fondation et aux conditions particulières stipulées pour ses subventions.
    • Les obligations réglementaires des nouveaux organismes de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance enregistrés sont régis par les exigences pertinentes de la Loi de l’impôt sur le revenu. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent :

  • Ne réaliser que des activités permises. Un organisme de bienfaisance est tenu, en règle générale, de réaliser exclusivement des activités de bienfaisance (http://sourceosbl.ca/node/7781) qui lui permettent d’atteindre ses objectifs de bienfaisance.
  • Tenir des registres adéquats. Bien qu’aucune exigence ne précise quels registres tenir, ils doivent être clairs et complets pour que l’ARC puisse vérifier que les activités réalisées sont conformes à ses fins de bienfaisance. En règle générale, les registres doivent être les documents suivants :
    • Les documents de gouvernance (http://sourceosbl.ca/node/7213) - registres de l’organisme, procès-verbaux des réunions et rapports ;
    • Information financière – relevés bancaires, journaux, grand livre général, doubles des reçus de dons, registre de la paie, documents sur les investissements et états et rapports financiers (http://sourceosbl.ca/node/7210) ;
    • Pièces justificatives (http://sourceosbl.ca/node/7806) – factures, chèques encaissés, bordereaux de dépôts, relevés de cartes de crédit et notes, contrats, courriels et notes de service.
  • Délivrer des reçus de dons (http://sourceosbl.ca/node/7800) complets et exacts. L’ARC définit avec précision les renseignements qui doivent figurer sur un reçu de don. Tous les calculs et tous les renseignements justifiant la valeur des dons et des avantages doivent également être conservés.
  • Observer les exigences annuelles en matière de dépenses (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/spndng/menu-fra.html).
  • Produire une déclaration de renseignements annuelle T3010 (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/prtng/rtrn/t3010flng-fra.html). Un formulaire annuel doit être rempli et produit pour l’ARC dans un délai de six mois à dater de la fin de l’exercice. La non-production de cette déclaration entraîne la révocation de l’organisme de bienfaisance par l’ARC.
  • Conserver le statut légal d’organisme de bienfaisance. Ce statut doit être conservé, en règle générale en organisant une assemblée générale annuelle. L’élection des administrateurs, la nomination de vérificateurs, et ainsi de suite.
  • Informer la Direction générale des organismes de bienfaisance de l’ARC de tout changement (http://sourceosbl.ca/node/7821) d’activité ou de structure légale de l’organisme de bienfaisance. Les organismes de bienfaisance devraient informer l’ARC par écrit des changements importants apportés à leurs activités, à leur statut légal ou à leurs coordonnées.
  • Avantages et inconvénients de la constitution en personne morale

Avantages :

La constitution en personne morale comporte de nombreux avantages :

  • Le statut juridique d’une société de bienfaisance est séparé et distinct de celui de ses membres. Ceux-ci peuvent se joindre à elle et la quitter, mais la société continue à exister jusqu’à sa dissolution ou la cessation de ses activités.
  • Une société sans but lucratif peut conclure des contrats, acheter et vendre des biens, etc. ;
  • La responsabilité civile des membres d’une société sans but lucratif est protégée contre ses actes ;
  • Cette structure officielle d’organisme facilite ses activités courantes et la prise de décisions ;
  • La crédibilité de l’organisme peut augmenter auprès du gouvernement, des bailleurs de fonds et du public ;
  • Les documents de gouvernance d’une société de bienfaisance lui permettent de régler plus facilement les questions liées à la situation de ses membres (P. ex. annulation de l’adhésion à cause de cotisations non réglées et d’un décès ou pour des raisons disciplinaires).

Inconvénients :

La constitution en personne morale comporte quelques inconvénients, dont les plus fréquents sont les formalités administratives et la réglementation qui lui sont associées ;

  • La majorité des collectivités publiques exigent des organismes une déclaration de renseignements annuelle liée à l’adresse de leur siège social, ainsi que la communication de renseignements sur leurs administrateurs ;
  • Les organismes constitués en personne morale en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes doivent solliciter une autorisation ministérielle pour modifier certains règlements administratifs (cette disposition sera cependant modifiée par la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif quand elle s’appliquera à ces organismes).
  • Certaines contraintes sont imposées sur les types d’activités auxquels les organismes ou les entités peuvent participer ;
  • Du temps et des ressources doivent être consacrés au maintien du statut juridique de l’organisme au lieu de les consacrer aux objectifs ou aux activités de son choix.

    • Ressources supplémentaires.
      • Liste de contrôle pour la prorogation (transition).

(https://www.ic.gc.ca/eic/site/cd-dgc.nsf/fra/cs05494.html)

Corporation Canada

      • Guide pour la transition

(http://www.ic.gc.ca/eic/site/cd-dgc.nsf/fra/h_cs04954.html)

Industrie Canada

Le contenu de ce thème s’inspire en très grande partie du Guide à l’intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif, commandé par Imagine Canada dans le cadre de la consultation organisée par Industrie Canada sur la réforme de la Loi sur les corporations canadiennes, ce dont nous sommes très reconnaissants. Nous nous sommes inspirés en particulier du travail de Wayne Amundson, qui a collaboré à la rédaction du Guide.

  • Gouvernance du conseil d’administration

La pierre angulaire d’un organisme de bienfaisance ou sans but lucratif est son conseil d’administration. Responsable de la santé et de la viabilité de l’organisme, un conseil d’administration qui fonctionne bien est le principal vecteur de succès d’un organisme. Vous découvrirez dans cette section les processus, politiques et pratiques qui favorisent l’efficacité d’un conseil d’administration.

  • Formation du conseil d’administration

La section « Formation du conseil d’administration » offre des conseils sur le recrutement, l’évaluation, la succession et l’orientation des administrateurs. (http://sourceosbl.ca/node/36).

Un organisme de bienfaisance ou sans but lucratif est dirigé par un conseil d’administration bénévole. Former et gérer celui-ci est la première chose à faire pour assurer le bon fonctionnement de l’organisme. Vous trouverez ici les renseignements essentiels.

    • Recrutement
    • Guide à l’intention des administrateurs des sociétés sans but lucratif (http://sourceosbl.ca/node/2197) – Industrie Canada 2002
    • 20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur le recrutement, la formation et l’évaluation des membres du conseil (Comptables agréés du Canada 2010) (http://sourceosbl.ca/node/2934)
    • Matière à réflexion : guide de ressources à l’intention des membres du conseil d’administration d’organismes communautaires financés par le ministère (http://sourceosbl.ca/node/7480). Ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse / Ministère des Services sociaux et communautaires, 2004.
    • Évaluation
    • Outil diagnostic des pratiques de gouvernance des conseils d’administration des établissements de santé et de services sociaux (http://sourceosbl.ca/node/2918)

Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux, 2008 (disponible en ligne)

    • Planification de la succession
    • Travailler avec le conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif : conseils et outils pour les gestionnaires d’organisations culturelles.

(http://sourceosbl.ca/resource/file/travailler-avec-le-conseil-dadministration-dun-organisme-sans-bucratif-conseils-et). (Conseil des ressources humaines du secteur culture, 2005)

La section « Obligations et gestion des risques » résume les questions réglementaires et juridiques de la gouvernance ainsi que les obligations du conseil d’administration. (http://sourceosbl.ca/node/37).

Le succès d’un organisme commence par la bonne gouvernance de son conseil d’administration. Le matériel présenté ici explique comment gérer les risques en préparant les documents constitutifs nécessaires, comment définir des statuts et quelles sont les principales responsabilités des administrateurs.

(Bénévoles Canada)

La section « Politiques et planification » donne des exemples de politiques et de guides importants en planification stratégique. (http://sourceosbl.ca/node/38).

Vous trouverez dans cette section des conseils de planification stratégique et des exemples de politiques que doit mettre en place un conseil d’administration.

    • Planification stratégique
    • 20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur la stratégie et la planification (http://sourceosbl.ca/node/2933) (ICCA, 2008)
    • Au-delà du PDG : Le conseil d’administration : Le conseil d’administration assume le rôle de veiller à ce que l’organisme possède le talent pour prospérer (http://sourceosbl.ca/node/7481). Quelles sont l’implication et l’efficacité des conseils d’administration canadiens dans leur contrôle des risques liés au capital humain ? Quelles sont les lacunes en cette matière et quels correctifs peut-on apporter ? (Knightsbridge Talents stratégiques et le Clarkson Center for Board Effectiveness, en collatoration avec l’Institu des administrateurs de sociétés).
    • Le guide de planification stratégique des administrateurs d’organismes sans but lucratif (/node/1762). (Société canadienne des directeurs d’association).
    • Élaboration d’un énoncé de mission
    • BoardSource : The Mission Statement (http://www.boardsource.org/Knowledge.asp?ID-1,262&gclid-CJPWn4fw_ZICFRciFQodcQkLFQ) (En anglais seulement)
    • Harvard Business Review : How to Create an Effective Nonprofit Mission Statement.

(http://blogs.hbr.org/cs/2011/03/how_nonprofit_misuse_their_mis.html). (En anglais seulement)

    • Principales politiques à mettre en place

(ICCA, 2005)

      • Politique de respect de la vie privée
      • La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LRPDE).

(http://sourceosbl.ca/node/7336)

(http://www.imaginecanada.ca/files/www/fr/mise/complaints_policy_fr_june_2011.pdf)

      • Toronto Affordable Housings Office Complaints Policy.

(http://www.etoronto.ca/affordablehousing/pdf/complaint_policy.pdf)

      • BC Cancer Foundation Complaints Policy.

(http://bccancrfoundation.com/complaints-policy)

      • Legal Aid Ontario Complaints Policy.

(http://www.legalaid.on.ca/en/getting/downloads/LAO%20Policy.pdf)

      • Politique de conflit d’intérêts
      • Exemples de politiques RH – Conflits d’intérêts

(http://sourceosbl.ca/node/7406)

      • Community Sectory Council Newfoundland and Labrador.

(http://communitysector.nl.ca/board-development/conflict-interest-policy)

      • Politique de dénonciation.
      • Politique sur la divulgation interne d’information concernant des actes fautifs au travail.

(http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tb_851/idiicww-diicaft01-fra.asp)

      • Politique de dénonciation.

(http://www.cipf.ca/fr/Public/AboutUs/Governance/whisleblowerPolicy.aspx) – Fonds canadien de protection des épargnants (FCPE)

Les sources de financement évoluent, mais la collecte de fonds demeure constante dans la plupart des organismes de bienfaisance et sans but lucratif. Souvent, tous les bénévoles, membres du personnel et administrateurs d’un organisme participent chacun à leur façon à la collecte de fonds. Vous trouverez ici de quoi guider vos pratiques en la matière :

      • La demande de subvention en bref (/node/46)
      • Politiques et gestion de la collecte de fonds (/note/145)
      • Éthique et gestion des risques (/node/140)
      • Dons des entreprises (/note/47)

Consultez la page « Rapports et reçus (http://sourceosbl.ca/node/42) » de la section « Finances et administration (/node/18) » pour obtenir de l’information sur la reddition de comptes et la transparence.

La section C du Programme de normes d’Imagine Canada dresse une liste complète des pratiques et politiques que doit mettre en place un conseil d’administration, et la bibliothèque contient des documents appuyant les Normes en matière de collecte de fonds.

    • Politiques et gestion de collecte de fonds

La collecte de fonds comprend l’établissement de relations, les initiatives directes, la rédaction de propositions, les demandes directes et les activités spéciales.

    • Élaboration de politiques
    • Politique et procédures d’acceptation des dons – exemple politique.

(https://www.google.ca/url?sa-t&ret-j&q-&esrc-s&source-web&ed-1&ved-0CC4QFjAA&url=http%3A%2F%www.mess.ouv.qc.ca%2Fpublications%2Fpdf%FSACAIS_norme_politique)

Gouvernement du Québec : MESS (site d’accès (http://www.mess.gouv.qc.ca/)

(http://www.eohu.ca/_files/resources/recource818.pdf)

Le Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO)

    • La demande de subvention en bref

Présenter des demandes de subvention et chercher du financement devient souvent l’affaire de tous dans un organisme sans but lucratif. Les ressources ci-dessous présentent, à l’intention des débutants comme des professionnels chevronnés, les principaux aspects de la demande de subvention.

    • Prospection et demande de subvention
    • ConnexionSubvention

(http://www.imaginecanada.ca/grant-connect).

Un produit d’Imagine Canada, cet outil de recherche de subventions le plus précis et le plus exhaustif du Canada, Connexion subvention est une base de données bilingue, contenant de l’information consultable sur des milliers de bailleurs de fonds de premier plan.

    • Conseils pour la recherche de subventions.

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/08/31/conseils-pour-la-recherche-de-subventions-premiere-partie/)

Le blog d’Imagine Canada, 2012

Nous avons discuté avec Kelly Meighen, présidente de la Fondation de la famille Meighen, des moyens efficaces d’obtenir des subventions.

    • Dresser la liste : À quoi reconnaît-on un bailleur de fonds potentiel ?

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/10/27/dresser-la-liste-a-quoi-reconnait-on-un-bailleur-de-fonds-potentiel/)

– Blog d’Imagine Canada 2011.

    • Réseau Entreprises Canada Services

(http://www.canadabusiness.ca/eng/search/sof/

Recherchez plus de 400 programmes de subvention du gouvernement fédéral.

    • Conseils pour la recherche de subventions : Première partie

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/08/31/conseils-pour-la-recherche-de-subventions-première-partie/)

Blog d’Imagine Canada

Conseils pour la recherche de subventions : Deuxième partie

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/08/31/conseils-pour-la-recherche-de-subventions-deuxième-partie/)

    • Subventions, prêts et financement du gouvernement

(http://www.entreprisescanada.ca/fra/programme/recherche/)

(http://www.mah.gov.on.ca/Page3811.aspx#two)

– Le gouvernement de l’Ontario. De bonnes information pour toutes OSBL.

    • Rédaction de propositions.
    • Le Cours abrégé de rédaction de propositions du « Foundation Center ». (http://www.foundationcenter.ngo/getstarted/tutorials/shortcourse/prop_fr.html) – Ce cours décrit en détail la façon de préparer de différentes composantes d’une proposition de financement, et traite de la planification, de la recherche et de la recherche des fondations et des entreprises donatrices potentielles.
    • Civicus : Rédiger une proposition de financement

(http://www.mdscbenin.org/IMG/pdf/16rediger-proposition-de-financement.pdf) – Cette boîte à outils se penche sur la planification et sur la recherche d’une proposition de financement avant d’écrire ; et le suivi nécessaire une fois la proposition rédigée et envoyée.

    • Webster’s New World Grant Writing Handbook

(http://sourceosbl.ca/node/1679) – par Sarah D. Watson (anglais seulement). Les membres d’Imagine Canada peuvent emprunter ce livre de notre Bibliothèque.

    • Demystifying Grant Seeking; What You Really Need to Do to Get Grants. (http://sourceosbl.ca/node/419). (En anglais seulement)
    • Dons des entreprises.

Les commandites des entreprises, les dons et les subventions représentent environ trois milliards de dollars de financement pour le secteur de bienfaisance au Canada. (Pratiques, motivations et difficultés de l’investissement communautaires des entreprises (ECCEC), p. 1). Les ressources suivantes se concentrent sur les investissements des entreprises dans les OSBL.

    • Collecte de fonds auprès des entreprises.
    • L’investissement communautaire des entreprise canadiennes : les parties prenantes, les montants, les moyens et les motivations.

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/09/29/la-solution-magique/)

(Par Clarke & Ayer 2010) Publiée par Imagine Canada

    • La recherche de dons – Comment créer un bassin de donateurs.

(http://blog.imaginecanada.ca/2-11/09/29/la-solution-magique/) (Présentation par Daniel Asselin, président Épisode pour Sports Québec. (2012)

http://sourceosbl.ca/sites/default/files/resources/files/bctc_presentation_2010_fr.pdf) (ECCEC) (Hall et al. 2008) livre – lire le résumé.

(http://www.imaginecanada.ca/files/www/fr/bibliotheque/misc/csbcc_summary_fr.pdf).

    • Contributions des entreprises aux collectivités canadiennes : Constatations d’une étude qualitative des pratiques en vigueur.

(http://www.imaginecanada.ca/files/www/fr/bibliotheque/misc/business_contributions_fr.pdf) (Hall et al. 2007)

    • La solution magique. (http://blog.imaginecanada.ca/2011/09/29/la-solution-magique/). Blog d’Imagine Canada. Que recherchent les bailleurs de fonds dans une demande de subvention ? Pour le savoir, nous avons interrogé Richard Irish, vice-président, Soutien à la collectivité et Marketing de grande région, Services Financiers Groupe Investors Inc.

(http://blog.imaginecanada.ca/2011/09/29/la-solution-magique/).

    • Conventions et exemples de politiques

(http://blog.imaginecanada.ca/2-11/09/29/la-solution-magique/)

(http://blog.imaginecanada.ca/2-11/09/29/la-solution-magique/) Politique de commandites d’entreprises. (http://www.cpha.ca/fr/legal/sponsorship.aspx) 2008 – l’Association canadienne de santé publique (ACSP).

    • Commandites et dons en nature

Trouvez tout sur la réception des dons et sur la délivrance de reçus de dons aux donateurs chez le site web Info-impôts section « Dons et délivrance de reçus de dons (http://sourceosbl.ca/node/7810) ».

    • Éthiques et gestion des risques

La collecte de fonds est certainement l’une des activités les plus scrutées des organismes de bienfaisance et sans but lucratif. Vous trouverez ici des ressources sur l’éthique de la collecte de fonds et la gestion des risques associés aux activités de collecte de fonds.

(http://www.cagp-acpdp.org/uploads/code20%de%20%C3%A9ontologiejune2006.pdf)

- Association canadienne des professionnels en dons planifiés.

    • Charte du droit du donateur.

(http://www>. afpnet.org/files/ContentDocuments/DonorBillofRightsFrench.pdf). Association of Fundraising Professionals.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/cgd/fndrsng-fra.html). – L’Agence du revenu du Canada

– Info-impôts, Imagine Canada

    • Dons et délivrance de reçus de dons

(http://sourceosbl.ca/node/7810). Info-impôts, Imagine Canada.

(http://communitysector.nl.ca/ratio/fr/page1.php) Community Sector Council of Newfoundland & Labrador

    • Guide sur les dons de bienfaisance.

(http://imaginecanada.ca/files/www/fr/misc/guide-sur-les-dons-de-bienfaisance-2012.pdf).

Répondez aux questions que de nombreux donateurs pourraient poser sur les dons de bienfaisance. – Imagine Canada

    • The Elephant in the Room : The Hight Cost of Fundraising.

(http://sourceosbl.ca/node/7983). – Dana Young – (En anglais seulement)

    • Recherche
    • Perspectives on Fundraising: What Charities Report to the CRA.

(http://sourceosbl.ca/node/5665). Recherche commissionnée par The Muttart Foundation – (En anglais seulement)

« Gestion du risque pour les OSBL » offre un aperçu des principaux domaines de la gestion du risque et de la façon d’évaluer les risques auxquels les OSBL sont exposés. (http://sourceosbl.ca/node/39).

      • Qu’est-ce que la gestion du risque?

La gestion du risque n’est pas une tâche à exécuter, puis à classer. C’est un processus qui, une fois compris, doit être intégré à tous les aspects de la gestion de votre organisme. La gestion du risque est le processus continu de :

        • Recensement et classement des risques par ordre de priorité ;
        • Rédaction d’un plan d’action pour chaque risque important ;
        • Communication du plan et formation à son application, si nécessaire ;
        • Contrôle de l’efficacité du plan pour le modifier si nécessaire.

Il est notamment possible de classer les différents risques en plusieurs catégories à partir des quatre atouts de tous les OSBL :

        • Les personnes (administrateurs, bénévoles, employés, clients, donateurs) ;
        • Les biens (édifices, installations) ;
        • Le revenu (dons, cotisations des membres, subventions et contributions, revenu des investissements) ;
        • La survaleur (réputation, importance dans la collectivité, aptitude à recueillir des fonds, attrait pour d’éventuels bénévoles, membres du conseil d’administration et du personnel).

Les risques diffèrent selon les activités et les actifs de votre organisme. C’est pourquoi certains principes de gestion de risques sont abordés dans d’autres sections du site, telles que celle portant sur la Gouvernance du conseil (node/17) d’administration et celle sur la Gestion du personnel (node/19). Un membre du conseil d’administration court le risque d’une action en justice à la suite d’une décision du conseil d’administration. Un bénévole court le risque d’un accident en conduisant un client à un rendez-vous. Un édifice risque un incendie ou un dégât des eaux. Un changement de gouvernement pose un risque pour les subventions et les contributions. Un scandale peut poser un risque pour la survaleur de l’organisme.

      • La gestion du risque n’équivaut pas à une police d’assurance

Une bonne assurance règle les honoraires d’avocats, les différends ou les frais de justice dans le cas où votre organisme recevrait une poursuite. En revanche, l’assurance occupe trop souvent une place trop importante dans la gestion globale du risque par un organisme dans but lucratif. L’assurance est utile après un problème ou une accusation. C’est indispensable, mais insuffisant. La gestion du risque peut souvent éviter l’apparition des problèmes.

Le processus de gestion du risque est un cadre de référence pour recenser les risques et choisir la suite à leur donner. Il est facile d’être complètement dépassé par la longue liste de risques auxquels un organisme est exposé, mais tous les risques n’ont pas été créés sur un pied d’égalité. La gestion des risques consiste à évaluer les risques et à choisir ceux auxquels accorder immédiatement son attention.

      • Ressources
      • Legal Risk Management Checklist for Charities.

(http://www.carters.ca/pub/cheklst/charity.pdf).

Carters Professional Corporation, 2011).

Carters Professional Corporation, 2012).

« Assurances et responsabilité » fournit des renseignements sur les questions d’assurance touchant les OSBL., comme le genre de couverture d’assurance dont vous avez besoin et des conseils sur la façon de lire votre police d’assurance. (http://sourceosbl.ca/node/40).

      • Assurance pour les OSBL
        • Le fonctionnement de l’assurance

Les assureurs déterminent le coût de la police à la charge de l’assuré en se fondant sur la probabilité d’une déclaration de sinistre en vertu de cette police. Il se peut que votre organisme n’ait jamais déclaré un sinistre ou fait face à un problème, mais le montant de votre prime sera fondé sur les statistiques nationales relatives à des organismes comparables en possession de votre assureur.

        • Avons-nous vraiment besoin d’assurance?

Les organismes sans but lucratif ne sont pas tenus de détenir de police d’assurance pour exercer leur activité en Ontario, sauf pour les véhicules conduits par des chauffeurs bénévoles. Prenons l’exemple du risque de blessure grave liée à un accident d’auto pour les bénévoles qui conduisent chaque jour. Quelle est la probabilité :

      • D’un sinistre ?
      • D’une catastrophe financière pour l’organisme à la suite du sinistre ?
      • Du recours aux services d’un avocat pour vous aider à défendre une déclaration de sinistre ?

Pour la majorité des organismes sans but lucratif, il est plus raisonnable de verser régulièrement des sommes (primes) à un assureur que de risquer une perte financière qui nuirait gravement à leur capacité d’exercer leur activité.

        • Polices d’assurance courantes pour les OSBL

L’assurance a généralement pour but d’aider les titulaires de police à faire face aux répercussions financières d’événements imprévisibles qui sont « soudains et accidentels ». Aucun contrat d’assurance ne rembourse tous les risques ou les problèmes auxquels un organisme est éventuellement exposé. Les polices d’assurance dont vous aurez sans doute besoin appartiennent à deux catégories :

  • Protection contre les pertes — Ces polices couvrent les biens ou les lieux dont votre organisme sans but lucratif est le propriétaire (Ex : bâtiments, véhicules, bureaux, ordinateurs, documents importants) en cas de perte, de vol ou de dégâts.
  • Protection contre les poursuites en justice — Appelées polices d’assurance responsabilité, elles protègent votre organisme et les personnes qui y travaillent contre une poursuite en justice.

Les assurances des particulier (Ex : assurance auto, assurance habitation) couvrent les éléments d’actif que l’assuré possède ou loue contre les poursuites en justice qui le viseraient personnellement. Les assurances des entreprises sont destinées aux organismes et aux entreprises et couvrent les éléments d’actif qu’ils possèdent ou louent contre les actions en justice.

Les assurances de la responsabilité civile que les organismes sans but lucratif devraient envisager : (http://sourceosbl.ca/resource/file/les-assurances-de-la-responsabilit%C3%A9-civile-que-les-organismes-sans-lucratif-devraient) : brève description de huit polices pertinentes pour les organismes sans but lucratif.

Les couvertures d’assurance que les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance doivent comprendre : (http://sectorsource.ca/resource/fo;e/insurance-coverages-nonprofits-and-charities-need-understand) (En anglais seulement) : excellent résumé détaillé des couvertures d’assurance dont les organismes de bienfaisance et les organismes sans but lucratif sont susceptibles d’avoir besoin et qu’ils devraient connaître.

Les polices suivantes sont les plus courantes

          • Responsabilité civile des entreprises (CGL)

Couvre : blessure et dégâts matériels, préjudice personnel, frais médicaux (les actions en justice NE sont PAS couvertes), responsabilité civile des locataires, avenants, par exemple assurance automobile responsabilité civile des non-propriétaires.

          • Responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants

Les administrateurs et les dirigeants des organismes sans but lucratif sont exposés à des risques, puisqu’on peut les tenir :

  1. Personnellement responsables de leurs décisions ;
  2. Responsables des actes des autres administrateurs, simplement parce qu’ils siègent dans le même conseil d’administration.
          • Comment lire une police

Votre police de renouvellement vient d’arriver dans le courrier. Ne vous contentez pas de trouver la réponse aux questions qui vous ont été posés. Prenez le temps de lire la police et de pouvoir répondre aux questions ci-dessous :

  • Quels sont les risques couverts et quels sont ceux qui ne sont pas couverts (le passage en revue des exclusions est fondamental) ?
  • Quelles sont les personnes couvertes (prenez connaissance des groupes de personnes auxquels la définition des assurés désignés fait référence – (Ex : les bénévoles) ?
  • Quelles sont les personnes non couvertes – (Ex : les bénévoles et les comités spéciaux) ?

Si un point manque de clarté, demandez qu’une personne vous aide à trouver la réponse dans votre police. Si c’est possible, demandez une confirmation (« oui, ils sont couverts » écrite (un courriel suffit). Conservez ce courriel dans vos autres documents d’assurance.

N’hésitez pas à poser des questions à votre courtier ou à votre agent d’assurance. La lecture de votre police peut être ennuyeuse et délicate, mais vous vous réjouirez de l’avoir fait si vous devez présenter une réclamation ou si un de vos intervenants conteste votre couverture. (Pour obtenir de plus amples renseignements, lisez Comment lire une police d’assurance :

(http://nonprofitrisk.imaginecanada.ca/files/insuranceinfo/fr/publications/assurance_pour_les_osbl.pdf).

(Nonprofit Risk Management Centre, 2004)

          • Comment acheter une police d’assurance

Ce qu’il faut faire

  • Recherchez un agent ou un courtier d’assurance qui connaît bien les organismes sans but lucratif. Demandez-lui le pourcentage du chiffre d’affaires de son cabinet représenté par les primes des organismes sans but lucratif et le nombre d’organismes sans but lucratif auxquels il offre ses services. Demandez-lui également quels types d’organisme sans but lucratif il assure (il peut s’agir principalement d’associations de copropriétaires ou d’associations professionnelles). Demandez-lui quels autres clients sans but lucratif accepteraient de lui servir de référence.
  • Prenez vraiment le temps de comprendre ce que vous achetez.
  • Négociez le montant de votre prime. Si vous ne demandez pas de rabais, le coût de l’assurance ne va vraisemblablement pas baisser.
  • Tenez-vous sérieusement au courant de la situation du marché. Quand le marché d’assurance est « mou », c’est, en règle générale, le moment rêvé pour trouver une excellente protection à un prix raisonnable. Deux ou trois mois avant votre date de renouvellement, communiquez avec votre courtier et demandez-lui ce qu’il prévoit pour les primes de renouvellement (ou les possibilités de couverture). Demandez-lui également s’il prévoit prendre contact avec d’autres assureurs au moment du renouvellement et, si oui, avec combien d’entre eux.
  • Obtenez des conseils véritablement indépendants. Si votre organisme sans but lucratif se fie à un agent ou à un courtier d’assurance qui siège également à son conseil d’administration, éliminez ce grave conflit d’intérêts dès que possible. Soit l’agent ou le courtier devrait démissionner du conseil d’administration, soit vous devriez trouver un nouvel agent ou un nouveau courtier.

Ce qu’il ne faut pas faire

  • Ne partez pas du principe que vos primes vont baisser au fil du temps parce que votre organisme sans but lucratif n’a déclaré aucun sinistre, puisque vos antécédents ne déterminent vos primes que partiellement. En revanche, on ne risque rien à demander.
  • Ne partez pas du principe que votre assureur s’engage pour le long terme. Les assureurs peuvent décider de ne pas renouveler les polices, parfois parce qu’ils décident de cesser d’assurer un certain segment du secteur sans but lucratif. L’assurance est une activité à but lucratif, après tout. À cet égard, les petites et moyennes entreprises sont souvent logées à la même enseigne que les petits et moyens organismes sans but lucratif.
  • Ne soyez pas excessivement confiant. Comme vous êtes tenu de protéger les éléments d’actif de votre organisme sans but lucratif, prenez le temps de comprendre votre couverture d’assurance au lieu de vous contenter d’attendre qu’on vous dise « Ne vous inquiétez pas, vous êtes couvert. » Demandez une réponse écrite, si votre courtier ou votre agent ne peut pas vous montrer que la réponse à votre question figure en toute lettre dans le libellé de la police.
    • Guides et listes de contrôle.

(http://sectorsource.ca/node/9111).

Carters Professional Corporation)

Volunteer Canada

      • Oversight of Risk by the Board of Directors (http://sectorsource.ca/node/7446) (Beth Deazeley)
      • Risque en gestion financière
      • Financial Policies & Procedures : Protecting Your Organization’s Financial Assets.

(http://www.omafra.gov.on.ca/english/rural/facts/01-047.htm)

Ontario Ministry of Agriculture, Food & Rural Affairs.

Bill Harper

  • Tax Shelters – No Shelter for Charities

(http://sectorsource.ca/node/7448) Bill Harper

  • Provincial Charity – Related Legislation

(http://sectorsource.ca/node/7447) Bill Harper

À la base du fonctionnement de chaque organisme sont les activités qui composent les finances et l’administration. Certains appellent cela « les opérations » Cet ensemble fondamental d’activités établit une solide plate-forme d’imputabilité envers les donateurs. Il s’agit essentiellement d’un cadre permettant aux dirigeants de gérer les programmes de leur organisme de manière efficace, transparente et sécuritaire.

    • Gestion financière

« Gestion financière » contient des ressources sur des domaines clés tels que l’établissement des budgets, la réglementation, la déclaration des revenus (T3010) et les états financiers.

(http://sourceosbl.ca/node/41)

Une réputation d’organisme responsable est un formidable atout dans la liaison avec les intervenants. Les ressources ci-dessous renseignent sur les points à prendre en considération pour assurer la reddition de comptes et la transparence des activités d’un organisme.

(http://zonecours.hec.ca/documents/A2009-1-1335701.lexiqueetatsfinanciersOBNLCACdecmbre06.pdf)

par Johanne Turbide, Ph.D., M.Sc., CA*

Bill Harper (Anglais seulement)

« Registres et rapports » expose les principales questions concernant les règlements et les exigences en matière de production de rapports financiers, notamment en ce quoi a trait aux revenus et aux dépenses. (http://sourceosbl.ca/node/42)

Rédiger de bons rapports est essentiel à l’amélioration de la transparence et à l’établissement de pratiques financières exemplaires. La délivrance de reçus est soumise à des règles strictes. Les ressources ci-dessous aideront votre organisme à respecter toutes les normes importantes en ce domaine.

    • Section B du Programme de normes d’Imagine Canada

La Section B du Programme de normes

(http://www.imaginecanada.ca/files/www/fr/stamdards/stamdards_program_fr-may-2012.pdf) d’Imagine Canada propose une liste exhaustive des pratiques et politiques que chaque conseil d’administration doit mettre en place. Visitez notre bibliothèque en ligne pour trouver d’autres documents essentiels traitant des normes en matière de responsabilité financière.

(http://sourceosbl.ca/taxonomy/term/230)

      • Rendre des comptes à l’ARC
      • Dix questions que les administrateurs d’organismes de bienfaisance devraient poser sur le T3010.

(http://blog.imaginecanada.ca/2012/09/04/dix-questions-que-les-administrateurs-de-bienfaisance-devraient-poser-sur-le-t3010) Imagine Canada

Un aperçu des types de dons qu’un organisme de bienfaisance peut donner ou recevoir. (http://sourceosbl.ca/node/7939)

        • Dons à d’autres organismes.

Un organisme de bienfaisance ne peut faire un don qu’à un autre organisme de bienfaisance qui peut délivrer un reçu officiel (soit des donataires reconnus). Cette section traite des donataires reconnus et des dons d’argent, de biens ou de services faits par un organisme de bienfaisance à un autre organisme de bienfaisance.

(http://sourceosbl.ca/node/7905)

          • À qui un organisme de bienfaisance peut-il donner de l’argent, des dons ou des services?

Un organisme de bienfaisance peut donner de l’argent, des biens ou des services afin d’ouvrer au service de ses fins caritatives. En voici quelques exemples :

        • Un organisme bénévole en santé finance la recherche médicale grâce à une entente contractuelle avec une organisation à but lucratif.
        • Une banque alimentaire fait don de nourriture aux personnes vivant dans la pauvreté.
        • Un organisme spécialisé dans la santé mentale offre des services de consultation à des personnes souffrant de maladie mentale.

Chacune des transactions ci-dessus permet directement à l’organisme de bienfaisance de satisfaire à ses fins caritatives.

En plus d’œuvrer directement au service de ses fins caritatives, un organisme de bienfaisance peut également donner de l’argent ou des biens à un autre organisme afin que celui-ci satisfasse à ses fins caritatives, à condition que l’autre organisme soit habilité à lui délivrer un reçu officiel pour son don (cet organisme étant donc un donataire reconnu).

Un organisme de bienfaisance ne peut pas consentir de dons à des organismes à but non lucratif, à des entreprises ou à des particuliers.

Un organisme de bienfaisance (contrairement à une fondation de bienfaisance) est contraint de ne pas donner plus de 50% de son revenu à d’autres donataires reconnus. Des règles permettent également de transférer du capital (par exemple, des fonds de donation) à d’autres donataires reconnus, sou certaines conditions.

          • Qu’est-ce qu’un donataire reconnu?

En règle générale, un donataire reconnu est un organisme qui peut émettre des reçus officiels de dons.

Un autre organisme de bienfaisance enregistré est l’exemple le plus fréquent d’un donataire reconnu, mais les organismes de bienfaisance peuvent également effectuer des dons à d’autres types d’organismes.

En plus des organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, les organismes ci-dessous sont également des donataires reconnus.

  • Organismes canadiens :
    • Le gouvernement fédéral ou tous les gouvernements provinciaux/territoriaux ou leurs organismes ou toutes les municipalités ;
    • Les associations canadiennes enregistrées de sports amateurs, les organismes nationaux enregistrés dans le domaine des arts ;
    • Les sociétés d’habitation canadiennes, établies exclusivement dans le but de fournier des logements à loyer modique aux personnes âgées.
  • Organismes internationaux :

Vous pouvez également consulter Lignes directrices CG-002. Les organismes de bienfaisance enregistrés qui exercent des activités à l’extérieur du Canada (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/cgd/tsd-cnd-fra.html).

          • Déclaration des dons à d’autres organismes.

Pour remplir sa déclaration annuelle T3010, un organisme de bienfaisance doit communiquer la liste des dons effectués au profit de donataires reconnus pendant l’exercice auquel la déclaration se rapporte. Ces renseignements sont communiqués en utilisant le formulaire T1236 (http://www.cra-arc.gc.ca/F/pbg/tf/t1236/)

Les renseignements suivants sont exigés pour chaque don :

  • Nom et adresse du donataire ;
  • Son numéro d’enregistrement ;
  • Montant du ou des dons ;
  • Si le donataire est un organisme de bienfaisance associé ou non.

Afin de faciliter cette tâche, l’Agence du revenu du Canada (ARC) recommande aux organismes de bienfaisance d’enregistrer tous les dons au bénéfice de donataires reconnus dans un compte séparé de ses registres.

        • L’évaluation des dons.

Avant de pouvoir délivrer un reçu à un donateur, vous devez en déterminer la valeur. Cette section examine les avantages de l’évaluation des dons. (http://sourceosbl.ca/node/7811)

Si vous ne pouvez pas déterminer la juste valeur marchande du don ou de l’avantage, vous ne pourrez pas délivrer de reçu de don.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rcpts/dtrmnfmy-fra.html)

Cette section traite également de l’évaluation des avantages donnés aux donateurs en échange de leurs dons.

          • Qu’est-ce que la juste valeur marchande?

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), la juste valeur marchande est « généralement le prix le plus élevé, en dollars, que rapporterait un bien sur le marché libre entre un acheteur et un vendeur, tous les deux sérieux, bien informés, éclairés et avisés, et agissant indépendamment l’un de l’autre. »

        • « Prix le plus élevé, en dollars » — La juste valeur marchande est une valeur exprimée en dollars, même si le bien évalué ne possède pas de « prix » apparent (ex : si un donateur fait don d’une collection personnelle rare). L’expression « prix le plus élevé, en dollars » permet de penser qu’il s’agit du prix de vente au détail d’un article.
        • « Marché libre » — La juste valeur marchande doit être déterminée dans le contexte d’un marché libre, soit, en d’autres termes, un marché qui compte de nombreux vendeurs et de nombreux acheteurs se faisant tous concurrence pour acheter et vendre des biens. La juste valeur marchande est le prix de vente le plus élevé qu’une personne qui souhaite vendre un produit peut obtenir d’un acheteur qui souhaite en faire l’acquisition. Dans certaines conditions, toutefois, la juste valeur marchande devra être déterminée par un évaluateur ou par un expert professionnel.
        • « Un acheter et un vendeur, tous les deux sérieux » — La juste valeur marchande doit être déterminée sans tenir compte de la contrainte, de l’incitation ou de la réticence du vendeur ou de l’acheteur de l’article à le vendre ou à l’acheter. Une personne contrainte de vendre un bien peut être obligée de baisser son prix sous sa juste valeur marchande pour le vendre suffisamment rapidement ; une personne contrainte d’acheter un article est susceptible de finir par l’acheter à un prix supérieur à sa juste valeur marchande.
        • « Agissant indépendamment » — Le terme d’absence de liens de dépendance est également employé dans ce sens. Il s’applique à une situation dans laquelle ni l’acheteur, ni le vendeur ne contrôlent ou n’influencent les actions de l’un ou de l’autre et dans laquelle ils n’entretiennent aucune relation susceptible de modifier la façon dont l’un traite l’autre (ex : dans le cas d’un mariage ou d’une autre relation familiale).

Conseil : La détermination de la juste valeur marchande peut être très difficile. Si un don est complexe ou sa valeur très élevée, nous vous conseillons instamment de faire appel à un évaluateur ou à un expert.

          • Méthodes de base pour déterminer la juste valeur marchande.

Il existe plusieurs méthodes d’évaluation de la juste valeur marchande.

  1. Marché libre — De nombreux types de biens peuvent être évalués très facilement parce qu’il est possible de les acheter dans un marché libre à des prix publiés. Vous pouvez souvent utiliser le publié de ces types de biens pour indiquer leur juste valeur marchande sur vos reçus de dons.
  2. Articles similaires dans un marché libre — Un article particulier peut ne pas être mis en vente sur le marché libre, alors que d’autres articles très similaires le sont. Si vous pouvez trouver un article très similaire à celui que votre organisme de bienfaisance a reçu en don, vous pouvez indiquer le prix de ce dernier pour indiquer la juste valeur marchande du reçu que vous délivrez pour celui qui vous a été donné. Vous pouvez également utiliser le prix moyen de plusieurs articles similaires.
  3. Utilisation d’un évaluateur ou d’un expert — Si aucune autre méthode ne vous permet de déterminer la juste valeur marchande d’un article, les services d’un évaluateur ou d’un expert professionnel pourront vous être utiles. Voici quelques pointes à garder présents à l’esprit pour rechercher un évaluateur ou un expert.
  • Recherchez un professionnel titulaire de titres de compétence reconnus dans son domaine.
  • Recherchez une personne spécialisée dans le type de bien que vous devriez évaluer. Par exemple, les évaluateurs de biens immobiliers n’évaluent normalement pas les collections de pièces rares.
  • Recherchez une personne indépendante ou sans lien de dépendance avec le donateur et avec l’organisme de bienfaisance.
          • Registres à conserver pour justifier la juste valeur marchande.

Vous devez conserver les registres faisant apparaître la méthode que vous avez employée pour déterminer la juste valeur marchande de tous les dons en nature reçus par votre organisme de bienfaisante. Ces documents pourront être les suivants :

  • Factures d’achat de cet article ou d’articles similaires faisant apparaître sa valeur dans le commerce de détail ;
  • Listes de prix publiés, réclames des prospectus ou des sites Web, etc. ;
  • Listes des cours boursiers publiées par des quotidiens ou des sites Web ;
  • Doubles des rapports des évaluateurs ou des experts ;
  • Détails du calcul de la valeur finale indiquée sur le reçu de don.
          • Évaluer plusieurs articles en même temps.

Il arrive que plusieurs articles constituent à eux tous un seul don ou un avantage reçu en contrepartie d’un don. Dans ce cas, la juste valeur marchande du don ou de l’avantage est déterminée en attribuant une valeur séparée à chacun des articles qu’il est possible de dissocier, puis d’ajouter la valeur de chacun deux afin d’obtenir leur valeur totale.

Dans certains cas, toutefois, il peut être possible d’employer les prix moyens d’articles similaires ou de parvenir à une estimation exacte sans évaluer individuellement chacun des articles. Quelle que soit la méthode que vous employez, vous devez aboutir à une valeur justifiable.

          • Règle de la juste valeur marchande réputée.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) impose parfois que le montant de l’évaluation des dons, pour les besoins de la délivrance d’un reçu, soit celui de son prix d’origine pour le donateur au lieu de sa juste valeur marchande actuelle. La règle de la « juste valeur marchande réputée » de l’ARC s’applique aux dons en nature, quand le bien a été acquis par le donateur dans les conditions suivantes :

  • Dans le cadre d’un arrangement d’abri fiscal ;
  • Moins de trois ans avant la date du don ;
  • Moins de dix ans avant la date du don, si le don de ce bien était l’une des principales raisons de son achat.

Dans ces cas, la juste valeur marchande réputée à indiquer sur le reçu de don est le plus bas des deux montants suivants :

  • Celui de la juste valeur marchande du don ;
  • Le coût du bien pour le donateur (ou, s’il s’agit d’un bien en immobilisation, le rajustement de son prix de base précédant immédiatement son don).

Plusieurs types de dons sont exemptés de l’application de cette règle. Les dons ci-dessous doivent être évalués à leur juste valeur marchande, même si l’une des conditions ci-dessus s’applique :

  • Dons effectués à la suite du décès d’un contribuable ;
  • Dons d’inventaire consentis par une entreprise ;
  • Dons de biens immobiliers situés au Canada :
  • Dons de biens culturels attestés (des procédures d’évaluation particulières s’appliquent) ;
  • Dons de certains titres cotés en bourse.

Exemple

Un donateur achète une œuvre d’art au prix de 300 dollars et en fait don à un organisme de bienfaisance six mois plus tard. Très peu de temps avant de la donner, une évaluation à la demande du donateur lui attribue une valeur de 1 000 dollars. Comme ce don a été effectué dans les trois ans suivant l’achat de cette œuvre d’art, l’organisme de bienfaisance doit délivrer un reçu du montant le plus bas entre sa juste valeur marchande et son coût pour le donateur. Le reçu de don doit être délivré pour 300 dollars.

          • Principes à appliquer pour divers types de biens.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a établi des règles ou des politiques sur l’évaluation de la juste valeur marchande, à savoir :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/bien-en-immobilisation) ;

  • Biens meubles déterminés

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/biens-meubles-d%C3%A9termin%C3%A9s) ;

  • Don d’une œuvre d’art par un artiste

(http://source>osbl.ca/resource/glossary/don-d%E2%80%99une-%C5%93uvre-d%E2%80%99art-par-un-artiste) ;

(http://sourceosbl.ca/ressource/glossary/utilisation-d%E2%80%99un-bien) ;

  • Titres non admissibles

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/titres-non-admissibles).

        • Les bases de la délivrance des reçus de dons.

Quels renseignements faut-il indiquer dans un reçu de don ? Quelles sont les règles de la délivrance de reçus de dons pour une partie de la valeur ? Pouvez-vous délivrer un reçu par voie électronique ? Cette section répond à ces questions et plus encore. (http://sourceosbl.ca/node/7812)

          • Renseignements à indiquer dans un reçu de don.

L’ARC a des exigences spécifiques concernant les renseignements à indiquer dans un reçu de don. Elle a créé une liste de contrôle des éléments obligatoires (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/chcklsts/rcpts-fra.html) que vous pouvez utiliser lors de la délivrance d’un reçu officiel de don. Elle offre également des exemples de reçu (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/pbs/rcpts-fra.html) pour différents scénarios.

Certains de ces renseignements obligatoires, comme le montant du don admissible à un reçu (http://sourceosbl.ca/node/7811) (montant admissible) peuvent être difficiles à calculer.

Conseil : Un reçu de don ne peut être délivré qu’au nom de la personne ou de l’organisme qui a consenti le don. Si le don a été effectué sous la forme d’un chèque tiré sur un compte bancaire joint, le reçu de don doit être délivré au nom des deux personnes qui apparaissent sur le chèque, qui peuvent l’utiliser l’une ou l’autre pour demander un crédit d’impôt.

          • Comment savoir si un don est admissible à un reçu.

Avant de délivrer un reçu, vous devez déterminer si le don que vous avez reçu constitue véritablement un don (http://sourceosbl.ca/node/7939) selon la définition de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Pour être admissible à un reçu aux fins d’impôt, un don doit également :

        • Pouvoir être évalué ;
        • Enrichir l’organisme de bienfaisance (être la conséquence de l’intention d’effectuer un don).

Si le donateur reçoit quelque chose en échange de son don (ce que l’ARC appelle un « avantage »), vous pouvez ou vous ne pouvez pas délivrer un reçu pour une partie du don (ce qui s’appelle le montant admissible du don). Voir la section La délivrance des reçus de dons pour une partie de la valeur (http://sourceosbl.ca/node/7958) pour en savoir plus.

          • Dons non admissibles à un reçu.

Certains dons, comme l’argent reçu à la suite d’une campagne par publipostage, sont admissibles à un reçu pour la totalité de la valeur du don. Certains dons ne sont admissibles à un reçu que pour une partie de leur valeur, et d’autres dons ne sont pas du tout admissibles à un reçu officiel de don.

Le montant du don admissible à un reçu (montant admissible) peut être difficile à calculer. Si la valeur du don et la valeur de tout avantage éventuellement offert en contrepartie du don ne peuvent être calculés ni l’un ni l’autre, l’ARC n’autorise pas la délivrance d’un reçu aux fins d’impôt.

L’ARC n’autorise pas non plus la délivrance d’un reçu de don dans les cas suivants (cliquez sur chacun des éléments de la liste ci-dessous pour afficher de plus amples renseignements, des exceptions et des exemples).

  • Dons consentis par obligation ou par incitation :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/dons-consentis-par-obligation-ou-par-incitation).

  • Dons de services :

(http://sourceosbl.ca/node/791).

  • Promesses :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/promesses).

  • Bons-cadeaux et chèques-cadeaux

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/bons-cadeaux-et-ch%C3%A8ques-cadeaux).

  • Achat de biens ou de services d’un organisme de bienfaisance :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/achat-de-biens-et-de-services-d%E2%80%99un-organisme-de-bienfaisance).

  • Dons destinés à des particulier, des familles ou des donataires non reconnus :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/dons-destin%C3%A9s-%C3%A0-des-particuliers-des-familles-ou-%C3A0-des=donataires-non-reconnus).

  • Dons versés au bénéfice du donateur :

http://sourceosbl.ca/resource/glosary/dons-au-b%3%A9n%3%A9fice-du-donateur).

  • Dons de titres non admissibles :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/dons-de-titres-non-admissibles).

  • Utilisation d’une propriété de vacances :

(http://sourceosbl.ca/resource/glossary/utilisation-d%E2%80%99une-propri%C3%A9t%C3%A9-de-vacances).

  • Billets de loterie ou de tombola :

http://sourcesbl.ca/resource/glossary/billets-de-loterie-ou-de-tombola).

          • Reçus de dons électroniques.

Les organismes de bienfaisance peuvent délivrer des reçus de dons électroniques si :

  • Ces reçus contiennent toutes les informations obligatoires (voir Renseignements à inclure obligatoirement dans un reçu de don) ;
  • Ces reçus peuvent être reproduits par l’organisme de bienfaisance ;
  • Les renseignements de délivrance des reçus sont stockés dans un système informatique raisonnablement protégé contre les accès non autorisés.

Les reçus peuvent être adressés aux donateurs par courriel, si :

  • Ils sont envoyés dans un format non modifiable, comme le format PDF ;
  • Ils sont signés électroniquement ;
  • L’organisme de bienfaisance conserve des doubles d tous les reçus expédiés par courrier électronique.

Voir Reçus produits par ordinateur :

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts/gvng/chrts/prtng/rcpts/cmptr-fra.html) de l’ARC pour plus d’information.

          • Conservation des registres des reçus de dons.

Les organismes de bienfaisance doivent conserver les doubles de tous les reçus de dons délivrés sur papier pendant deux ans après la fin de l’année civile pendant laquelle les reçus ont été délivrés. Pour les dons à conserver pendant dix ans et d’autres dons de biens durables, des copies des reçus doivent être conservées aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, plus deux ans après la date de cessation d’activité de l’organisme.

Ces copies doivent être conservées en lieu sûr et leur accès ne doit être autorisé qu’aux personnes ayant une raison légitime pour les voir. (Consultez la législation de protection des renseignements personnels applicable dans votre collectivité publique pour obtenir de plus amples renseignements.)

Les organismes de bienfaisance doivent conserver les reçus électroniques pendant les mêmes périodes qu’il faut conserver les reçus en version papier. Ces renseignements doivent être conservés dans un système informatique protégé par un mot de passe. Les organismes de bienfaisance doivent également conserver des copies de sauvegarde de leurs reçus, de préférence dans un autre lieu sûr.

          • La délivrance de reçus pour une partie de la valeur des dons.

Quand un donateur effectue un don à un organisme de bienfaisance et reçoit une valeur en échange (ce que l’Agence du revenu du Canada appelle un avantage), l’organisme de bienfaisance peut parfois délivrer un reçu de don pour une partie de sa valeur. C’est ce qu’on appelle la délivrance d’un reçu pour une partie de la valeur d’un don.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rcpts/splt-fra.html).

          • Règles de la délivrance de reçus de dons pour une partie de la valeur.

Des reçus sont délivrés pour une partie de la valeur des dons quand un organisme de bienfaisance procure au donateur un avantage d’une certaine valeur par reconnaissance ou en échange de son don. Le principe général à appliquer est celui-ci : un reçu peut être délivré pour la valeur du don moins la valeur de l’avantage.

Un donateur peut notamment recevoir un avantage dans les situations suivantes :

  • Activités de financement, y compris soupers ou coquetels ;
  • Enchères par écrit ou à la criée ;
  • Concerts, spectacles ou compétitions sportives (Ex : tournois de golf) ;
  • Cotisations versées par les membres d’un organisme de bienfaisance.

Avant de pouvoir délivrer un reçu de don ou un reçu pour la partie de la valeur d’un don, vous devrez :

  • Être convaincu que le donateur avait réellement l’intention de faire un don (par opposition à désirer simplement obtenir l’avantage), c’est-à-dire que le donateur souhaitait enrichir votre organisme de bienfaisance ;
  • Pourvoir déterminer la valeur du don, ainsi que celle de l’avantage.

(http://sourceosbl.ca/node/7811).

L’Agence du revenu du Canada (ARC) applique deux règles de base pour l’importance de l’avantage pour rapport à celle du don :

  1. Il est inutile de déduire les très petits avantages du montant du reçu de don. Plus précisément, les avantages dont la valeur est à la fois inférieure à 5 dollars et représentent moins de 10% de la valeur du don peuvent être négligés pour déterminer le montant du reçu de don.
  2. Les avantages importants empêchent de délivrer un reçu de don. Plus précisément, si la valeur de l’avantage est supérieure à 80% de la valeur du don, aucun reçu ne peut être délivré pour le don. (Dans des situations exceptionnelles, l’ARC peut envisager une dérogation à cette règle, mais seulement si l’intention du donateur de faire un don peut être démontrée clairement. Communiquez avec la ligne d’assistance de l’ARC, si vous estimez que votre situation est exceptionnelle de ce point de vue.)

Si la valeur de l’avantage est comprise entre 10% et 80% de la valeur du don et inférieure à 75 dollars, un reçu est délivré pour la différence entre la valeur du don et celle de l’avantage.

      • Types de dons

Tous les dons (aux organismes de bienfaisance enregistrés) doivent présenter certaines caractéristiques. Un don doit :

  • Être volontaire ;
  • Transférer un bien (ex : des espèces, des actions, un bien immobilier ou des vêtements ;
  • Être inconditionnel.

Les espèces sont un type de bien. Un don en espèce est facile à évaluer et facile à utiliser !

Un don en nature est un don autre qu’en espèces ou un don de bien autre que des espèces.

Comme un service n’est pas un bien, un don de services n’est pas un don. Il est impossible de délivrer un reçu de don pour un don de services.

        • Dons en nature.

Les dons en nature sont des dons de biens de tous les types, à l’exception des dons en espèces.

Un organisme de bienfaisance doit être en mesure de déterminer la valeur d’un don pour délivrer un reçu de don. Selon le type de bien donné, son évaluation peut être très simple ou très complexe.

Il existe de nombreux types de bien différents. La catégorie à laquelle appartient un bien particulier dépend en partie de la situation de son propriétaire. Un vêtement, par exemple, peut être :

        • Un bien à usage personnel, si son propriétaire est la personne qui le porte ;
        • Un bien ne constituant pas une immobilisation (ex., un inventaire), si son propriétaire vend des vêtements au détail ;
        • Un bien amortissable, si son propriétaire est une entreprise qui le fournit à ses employés qui doivent porter un uniforme au travail.
        • Dons d’assurance-vie.

Les particuliers peuvent notamment effectuer un don important au profit d’un organisme de bienfaisance en lui faisant don d’une assurance-vie. L’organisme de bienfaisance reçoit le produit de la police d’assurance au décès du donateur.

Une personne peut faire don d’une assurance-vie à un organisme de bienfaisance quand la police est établie pour la première fois ou à n’importe quel moment après cette date.

Les organismes de bienfaisance doivent comprendre les trois volets d’un don d’assurance :

  • La police d’assurance — afin de donner une police d’assurance à un organisme de bienfaisance, ce dont doit être un transfert de propriété inconditionnel de la police. Cette police peut être dépourvue de valeur (comme dans le cas d’une police d’assurance temporaire sur la vie ou d’une police à prime viagère délivrée depuis peu) ou posséder une valeur (comme dans le cas d’une police d’assurance-vie à rente viagère en vigueur). Si la police est dépourvue de valeur, l’organisme de bienfaisance ne peut pas délivrer de reçu de don au donateur. La compagnie d’assurance ayant délivré la police pourra communiquer sa valeur à l’organisme de bienfaisance afin qu’il puisse délivrer un reçu de don au donateur.
  • Les primes à payer pour que la police reste en vigueur — Quand un organisme de bienfaisance devient propriétaire d’une politique, des primes doivent continuer à être versées, en règle générale, afin que la police reste en vigueur. (Certaines polices à rente viagère peuvent avoir été « acquittées » et, dans ces conditions, aucune autre prime n’est due.) Le règlement des primes par le donateur est considéré comme un don du même montant que les primes. Il s’agit donc essentiellement d’un don en espèces versé par le donateur à l’organisme de bienfaisance, quoi l’utilise ensuite pour régler la prime d’assurance.

L’organisme de bienfaisance peut délivrer un reçu de don pour le montant de la prime réglé par le donateur. L’organisme de bienfaisance devrait recevoir un double du relevé de compte ou du reçu délivré par la compagnie d’assurance afin de prouver le montant du règlement et l’identité de la personne qui y a procédé.

  • Le produit de la police au décès de l’assuré — Quand un assuré décède, la compagnie d’assurance verse le produit de l’assurance. Quand un organisme de bienfaisance perçoit le produit d’une police d’assurance dont il est le propriétaire, il ne s’agit pas d’un don et aucun reçu ne peut être délivré.

En effet, c’est la police qui a été donnée, pour laquelle un reçu a été délivré en bonne et due forme au moment du don. En revanche, si l’organisme de bienfaisance n’était pas le propriétaire de cette police et s’il était simplement son bénéficiaire désigné, ce produit devient un don et un reçu de don peut être délivré à la succession de l’assuré.

        • Ressources supplémentaires — Les Fondations communautaires du Canada ont créé deux ressources détaillées décrivant les différents types de dons et les avantages de ceux-ci pour les donateurs et les organismes de bienfaisance :

Six formes de dons (http://communityfoundations.ca/fr/guide/professional-advisors-eresource/six-gift-options-for-canadian-donors/)

Et, le Tableau de planification de don (http://communityfoundations.ca/fr/charitable-gifts-matrix/).

  • Gestion du personnel

Demandez à n’importe quel dirigeant quel est son atout le plus précieux, et il vous répondra probablement « nos gens ». Le recrutement et le maintien à l’effectif des salariés sont hautement prioritaires pour la majorité des organismes. Cette section est axée sur les aspects clés de la gestion du personnel. De nombreux organismes font travailler côte à côte des salariés et des bénévoles pour exercer leur activité. Lisez notre section sur la participation des bénévoles pour comprendre les politiques et les principes à appliquer pour travailler avec des bénévoles.

    • Politiques et pratiques

Politique et pratiques le volet consacré aux politiques et aux pratiques contient des exemples de politiques et de pratiques efficaces à mettre en œuvre : (http://sourceosbl.ca/node/43)

(http://sectorsourcedev.devcloud.acquia-sites.com/fr/node/44/view).

Une base de ressources humaines solide repose sur de bonnes politiques et pratiques. Vous trouverez ici une vue d’ensemble des politiques, pratiques et vastes études servant à l’élaboration de politiques.

– Law Help Ontario (En anglais seulement)

      • Recrutement, licenciement et succession
        • Recrutement
        • La dotation.

(http://hrcouncil.ca/info-rh/personnes-competentes-apercu.cfm) – Conseil RH pour le secteur communautaire.

        • Exemples de questions d’entrevue.

(http://hrcouncil.ca/docs/Modele_questions_entrevue.doc) – Conseil RH pour le secteur communautaire.

Pour les informations sur les politiques et contrats visitez la page Lois et obligation. (http://sourceosbl.ca/gestion-dun-organisme/gestion-du-personnel/lois-et-obligations).

Rémunération et avantages sociaux le volet consacré aux rémunérations et aux avantages sociaux contient des lignes vers les principes régissant les rémunérations et vers des études qui contiennent des données supplémentaires. (http://sourceosbl.ca/node/44) (http://sectorsourcedev.devcloud.acquia-sites.com/fr/node/139/view)

    • Lois et obligations

Lois et obligations le volet consacré aux lois et à la responsabilité civile présente les questions clés du risque géré par votre service des ressources humaines. (http://sourceosbl.ca/node/139)

Même si un organisme n’est pas assez grand pour compter un spécialiste des ressources humaines, il est tenu de respecter les exigences législatives en vigueur en matière de ressources humaines. Vous trouverez ici de l’information sur la gestion des risques liés aux ressources humaines, comme le harcèlement, la santé et la sécurité, les droits de la personne et le respect de la vie privée.

    • Section D du Programme de normes d’Imagine Canada

La section D des normes d’Imagine Canada (http://sourceosbl.ca/normes/ressources-de-normes-ressources-de-la-section-d-geston-du-personnel) contient une liste complète de pratiques et de politiques à mettre en œuvre par chaque conseil d’administration. Recherchez dans la bibliothèque les documents clés à lire pour appliquer les normes de gestion du personnel.

(http://hrcouncil.ca/info-rh/politiques-droits-personne.cfm) (Conseil RH pour le secteur communautaire)

(Conseil RH pour le secteur communautaire)

myBackCheck.com (http://www.backcheck.net/fr/organismes-a-but-non-lucratif). Solution complète et en ligne pour la vérification de bénévoles et d’employés pour les organismes à but non lucratif.

    • Normes des ressources.
  • Vue d’ensemble pour cadres et directeurs.
  • Vers une stratégie de la main-d’œuvre pour le secteur bénévole et communautaire (http://www.hrcouncil.c/main-doeuvre/strategie.cfm)
  • Mieux ensemble : un cadre de services RH partagés pour le secteur communautaire.

(http://hrcouncil.ca/a-propos/documents/Cadre_de_services_RH_partages.pdf

- Conseil RH pour le secteur communautaire.

  • Exploring the looming leadership deficit in the voluntary and nonprofit sector.

(http://www.thephilanthropist.ca/index.php/phil/article/view/10/10)

(Toupin, 2007)

    • Rémunération et avantages sociaux

La rémunération et les avantages sociaux ne sont pas qu’une question de salaire. Le personnel tient souvent compte du perfectionnement professionnel, de la culture du milieu de travail et d’autres avantages sociaux lorsqu’il évalue la satisfaction. Les outils, ressources et statistiques ci-dessous aideront les organismes à évaluer leurs pratiques globales ainsi qu’à soutenir, recruter et maintenir en poste leur employés.

(http://www.hrvs-rhsbc.ca/info-rh/remuneration-apercu.cfm) – Conseil RH pour le secteur communautaire.

Les articles suivants sont disponibles en anglais seulement.

Articles sur la gestion des risques dans le domaine d’RH.

(Par Barry Kwasniewski)

(http://nonprofitrisk.imaginecanada.ca/node/1097)

Notre secteur ne pourrait pas exister ni exercer son activité sans les bénévoles. On estime que 55% des organismes sans but lucratif et des organismes de bienfaisance sont entièrement gérés par des bénévoles et qu’ils demandent tous à des bénévoles de siéger à leur conseil d’administration. La participation des bénévoles crée un ensemble de circonstances uniques en matière d’éthique, de recrutement et de gestion du risque.

    • Recrutement des bénévoles

La page Recrutement des bénévoles présente les ressources sur les facteurs et les méthodes qui influence le recrutement, la sélection et le filtrage des bénévoles. (http://sourceosbl.ca/node/45)

Les centres d’action bénévole locaux offrent souvent aux organismes la possibilité d’afficher des postes bénévoles. Contactez le centre dans votre région (http://benevoles.ca/centres-action-benevole) pour plus d’information. Les organismes suivants peuvent également aider à faire du jumelage entre bénévoles potentiels et organismes à la recherche de bénévoles ;

Les bénévoles sont un type de ressource humaine unique et extrêmement précieux, mais la législation et les pratiques ordinaires des RH ne s’appliquent pas toujours automatiquement à un groupe de bénévoles. Cette section est consacrée aux questions de risque, d’éthique et de responsabilité liées au recrutement, au maintien à l’effectif des bénévoles et à leur participation.

La section Gestion des bénévoles traite les sujets que les gestionnaires de bénévoles peuvent employer dans leur travail. Les normes, les études et les données, la relève et la planification.

Cherchez-vous des statistiques sur le bénévolat ? Notre section intitulée Recherche sur le don et le bénévolat (http://sourceosbl.ca/node/7166) contient les statistiques les plus récentes et celles des années précédentes, tirées de l’enquête canadienne sur le don, le bénévolat et la participation. Consultez des travaux de recherche passés et actuels de notre collection de travaux de recherche (/node/24)é

Êtes-vous dans la situation suivante ?

Cherchez-vous à faire du bénévolat ? Votre centre d’action bénévole local est le meilleur endroit où effectuer votre recherche. « Je veux faire du bénévolat (http://benevolesl.ca/benevolat) » de Bénévoles Canada, contient des liens vers les centres des diverses provinces. Bénévoles Canada (http://benevoles.ca) est l’organisme canadien de référence sur le bénévolat grâce à sa vaste expertise qui s’étend des ressources de gestion (http://benevoles.ca/content/mobilisation-des-benevoles) aux questions d’intérêts public (http://benevoles.ca/content/enjeux-et-politiques-publiques). (http://sourceosbl.ca/node/95)

      • Normes, droits et responsabilités

Selon le ministère du Travail de l’Ontario :

      • Les bénévoles ne sont pas couverts par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.
      • En vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, certains bénévoles sont couverts, comme les pompiers bénévoles, mais la plupart ne sont pas visés par la Loi.
      • En vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, un travailleur est, notamment, une « personne qui exécute un travail ou fournit des services rémunérés en argent ». Bien que cette définition ne s’applique pas aux bénévoles, les employeurs ont certaines responsabilités en matière de santé et de sécurité pour les personnes qui visitent leurs lieux de travail ou qui s’y trouvent pour les aider. – Code canadien du bénévolat (http://benevoles.ca/ccb) Bénévoles Canada
      • Gestion
      • Gestion des bénévoles (http://benevoles.ca/gestion-des-benevoles) – Bénévoles Canada
      • Recrutement, maintien et reconnaissance des bénévoles. (http://www.loisir.qc.ca.heb6d.soggetel.net/101/Does/benevolat/newhorizons1-9_f.pdf).

Le gouvernement du Nouveau-Brunswick.

Dans le cadre de nos efforts continus pour simplifier notre empreinte en ligne, nous déplaçons le contenu fantastique du site Info-impôts au site Source OSBL. Chaque section contient des informations sur les exigences légales de base à l’intention des organismes de bienfaisance canadiens qui sont enregistrés auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et qui ont le droit de délivrer des reçus officiels pour fins d’impôts.

    • Être un organisme de bienfaisance ou non

Vous envisagez de devenir un organisme de bienfaisance ? C’est par ici qu’il faut commencer ! (http://sourceosbl.ca/node/7777).

    • Activités

Tout sur les activités que votre organisme peut entreprendre, ainsi que les règles et les restrictions qui leur sont imposées. (http://sourceosbl.ca/node/7781).

    • Dons et reçus

Tout sur la réception des dons et sur la délivrance de reçus de dons aux donateurs (http://sourceosbl.ca/node/7810)

    • Tenue des registres

Tout sur la tenue des registres financiers et des registres de gouvernance de votre organisme de bienfaisance, sur l’enregistrement des transactions et sur la préparation des états financiers et d’autres rapports. (http://sourceosbl.ca/node/7815)

    • Travailler avec l’ARC

Savoir quand et comment travailler avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) peut faciliter votre observation de ses exigences, protéger vos droits légaux et minimiser le risque de pénalités, de sanctions ou de vérifications par l’ARC.

Info-impôts a été développé par Imagine Canada pour aider des organismes de bienfaisance enregistrés à comprendre ce qu’il faut faire pour répondre aux exigences de l’ARC. La production du site Info-impôts a été rendue possible grâce à une contribution financière de l’ARC.

(http://sourceosbl.ca/node/7820)

  • Les fins de bienfaisance.

Les fins d’un organisme (appelées parfois objectifs) sont définies dans ses documents constitutifs. Par exemple, une société définit ses fins dans ses statuts constitutifs ou dans ses lettres patentes et un organisme sans personnalité morale dans sa constitution (http://sourceosbl.ca/node/7788) ou dans ses documents de fiducie.

Les fins ou les objectifs d’un organisme précisent ce qu’il est légalement autorisé à réaliser ; elles décrivent le but principal de l’organisme. Les activités qui sortent du cadre des fins de l’organisme sont susceptibles d’être nulles et non avenues et d’engager la responsabilité civile personnelle du conseil d’administration. C’est pour cette raison que les organismes de bienfaisance souhaitent souvent rédiger leurs fins de façon très générale.

  • Les exigences de l’ARC pour les fins.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) n’enregistre les organismes de bienfaisance que si leurs fins sont exclusivement des fins de bienfaisance.

Quand l’ARC évalue les fins d’un organisme qui demande l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance, elle souhaite que ses fins soient assez précises pour correspondre parfaitement à la définition des fins de bienfaisance. Les fins générales ou vagues, susceptibles d’être interprétées, même en partie, comme des fins autres que de bienfaisance motivent l’ARC à refuser l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance.

La rédaction des fins n’est qu’une partie de la rédaction des documents constitutifs pour un organisme qui demande le statut d’organisme de bienfaisance. Les autres parties des documents constitutifs, comme les clauses relatives aux pouvoirs, devraient également être rédigées avec soin, en respectant également les exigences de toute la législation fédérale et provinciale applicable. En plus des exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu, votre organisme est susceptible d’être assujetti à d’autres dispositions de la législation fédérale et provinciale dont il doit tenir compte.

Il pourra être utile de rédiger les fins en même temps que l’énoncé d’activité (qui expose les activités de bienfaisance prévues de votre organisme). Les fins et les activités de votre organisme seront ainsi compatibles, même si elles ne sont pas présentées ensemble, ni au même organisme gouvernemental.

L’Assistance d’un avocat spécialisé dans les organismes de bienfaisance sera précieuse pour vous aider à respecter les exigences de l’ARC dans les fins de votre organisme.

  • Quelles sont des fins de bienfaisance.

Il n’existe aucune définition de la bienfaisance dans la Loi de l’impôt sur le revenu, ni dans la législation similaire. La définition de la bienfaisance est fondée sur les décisions des tribunaux depuis plus de 400 ans.

Certaines activités sont réalisées pour le bénéfice du public ou sont « louables », mais sans être des activités de bienfaisance. De nombreuses activités bénéfiques, réalisées dans les collectivités de tout le pays, ne sont pas des activités de bienfaisance et ne peuvent donc pas être réalisées par les organismes de bienfaisance enregistrés. C’est, par exemple, le cas des activités des sports et loisirs qui ne relèvent généralement pas de la définition de la bienfaisance.

Les tribunaux ont défini quatre type d’activité de bienfaisance (http://sourceosbl.ca/node/7781) :

  1. Le soulagement de la pauvreté,
  2. La promotion de l’éducation,
  3. L’avancement de la religion ;
  4. Certaines autres fins profitant à la collectivité (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gyng/chrts/plcy/cps-024-fra.html), reconnues par les tribunaux comme des fins de bienfaisance.

  • Renseignements supplémentaires de l’ARC.

Qu’est-ce qui relève de la bienfaisance ?

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts/pplyng/cpc/wtc-fra.html) revoir l’adresse.

Décrire vos activités

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gyng/chrts/pplyng/cpc/dsc-fra.html)

revoir l’adresse

Activités de bienfaisance à l’étranger

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/pplyng/cpc/chctv-fra.html)

Revoir cette adresse – pas bon.

  • Activités.

Selon l’ARC (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/ctvts/chrtbl-fra.html), « Un organisme de bienfaisance enregistré ne peut utiliser ses ressources (fonds, personnel et biens), au Canada ou à l’étranger, que de deux façons :

  1. Il peut mener ses propres activités de bienfaisance.
  2. Il peut faire des dons à des donataires reconnus (http://sourceosbl.ca/gestion-dun-organisme/dons-et-re%C3A7us/dons-%A0-dautres-organismes) (il s’agit normalement d’autres organismes de bienfaisance enregistrés. »

Ces activités doivent soutenir directement les fins de bienfaisance de l’organisme.

    • Activités de financement.

La planification, la recherche ou la préparation des demandes de financement, ainsi que d’autres activités connexes comme les activités visant à rehausser la visibilité, la gérance des donateurs et les témoignages de reconnaissance aux donateurs, sont considérées comme des activités de financement. Cette section explique comment identifier ces activités et comment les déclarer à l’ARC. (http://sourceosbl.ca/node/7782)

L’Agence du revenu du Canada (ARC) reconnaît que les activités de financement sont indispensables pour de nombreux organismes de bienfaisance, mais souhaite que les organismes de bienfaisance ne leur consacrent pas des ressources excessives. L’ARC communique des lignes directrices sur ce qu’elle considère comme l’utilisation excessive des ressources, sur les activités qu’elle considère comme des activités de financement et sur la façon dont les organismes de bienfaisance devraient calculer leurs coûts de financement.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/cgd/fndrsng-fra.html).

      • Quelles activités sont des activités de financement ?

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), toutes les activités qui comportent une demande d’appui sont des activités de financement, sauf si un organisme de bienfaisance répond aux critères d’un des tests ci-dessous :

    • Test de la « totalité ou presque » ;
    • Test en quatre parties.

La planification, la recherche ou la préparation des demandes d’appui, ainsi que des activités connexes comme les activités visant à rehausser la visibilité, la gérance des donateurs et les témoignages de reconnaissance aux donateurs sont considérées comme des activités de financement.

C’est également le case de la vente de biens ou de services, sauf dans le cas d’une activité commerciale complémentaire. Les activités de financement sont celles réalisées par un organisme de bienfaisance lui-même et celles réalisées en son nom par les employés, les fournisseurs et les bénévoles.

« L’appui » prend la forme de dons en espèces et de dons en nature. Le recrutement, la sollicitation, la gestion de bénévoles et les témoignages de reconnaissance pour leur appui ne sont cependant pas considérés comme des activités de financement.

La sollicitation de subventions auprès des gouvernements, des fondations ou d’autres organismes de bienfaisance, ainsi que la gestion d’une activité commerciale complémentaire ne sont pas considérées comme des activités de financement.

Test de la « totalité ou presque »

La « totalité ou presque » équivaut en règle générale à « 90% ou plus ». Ce test est normalement axé sur la proportion du contenu d’une activité liée à la demande d’appui et sur les ressources consacrées à cette activité. L’ARC tient également compte de l’importance relative de la place du financement dans l’activité.

Test en quatre parties

L’ARC considère qu’une activité aurait été réalisée, même sans demande d’appui, si la réponse aux quatre questions ci-dessous est « non ».

  1. Le financement était-il l’objectif principal de l’activité ?

En règle générale, le principal objectif d’une activité est celui auquel les ressources sont consacrées en majorité. Il est parfois difficile de savoir si le contenu d’une activité est de nature caritative ou apparentée du financement. Par exemple, l’histoire d’un enfant vivant dans les rues pout être racontée dans l’un ou l’autre de ces deux contextes : collecter des fonds ou expliquer l’enjeu social auquel l’organisme de bienfaisance se consacre.

Pour connaître na nature d’une activité, l’ARC souhaite déterminer si un de ses objectifs est clairement étranger au financement.

  1. L’activité comportait-elle des demandes d’appui permanentes ou répétées, des demandes faisant appel aux émotions, des cadeaux d’encouragement, des primes aux donateurs ou d’autres marchandises de financement ?

La demande d’appui permanentes ou répétées, la présence d’incitatifs ou d’autres articles utilisés dans les activités de financement donnent à penser qu’une activité est principalement axée sur le financement.

  1. Le public ciblé par l’activité a-t-il été sélectionné à cause de son aptitude à donner ?

Le public ciblé par une activité révèle souvent son but. Par exemple, l’expédition d’une brochure par la poste dans des quartiers riches, alors que les programmes d’un organisme de bienfaisance sont ouverts à tous les quartiers (ou, plus particulièrement, aux quartiers pauvres) donne à penser que le financement est le principal objectif de cette initiative.

  1. La rémunération a-t-elle pris la forme d’une commission ou a-t-elle été calculée en fonction du nombre ou du montant des dons ?

Quand, dans le cadre d’une activité, des commissions ou d’autres formes de rémunération liées aux fonds collectés sont versés, l’activité entière est considérée comme une activité de financement.

      • Activités non autorisées.

Indépendamment des autres exigences, l’Agence du revenu du Canada proscrit certaines activités de financement.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/cgd/fndrsng-fra.html#sctn_f) (voir la Section F).

      • Autres facteurs intervenant dans l’évaluation du financement par l’ARC.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) tient compte de plusieurs autres facteurs, en plus du ratio de financement, pour examiner les activités de financement d’un organisme de bienfaisance. L’ARC détermine l’importance relative de chacun de ces facteurs pour chaque organisme de bienfaisance afin de détecter la présence éventuelle d’un problème :

  • « pratiques exemplaires » qui, selon l’ARC, minimisent le risque d’activités de financement inadmissibles ;

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/charts/plcy/cgd/fndrsng-fra.html#AnnC)

  • Répercussions éventuelles de la taille de l’organisme de bienfaisance sur ses activités de financement ;
  • Causes d’intérêt limité, susceptibles de poser des difficultés de financement particulières.
      • Ratio de financement.

Le ratio entre les dépenses et les revenus des activités de financement pendant l’exercice selon l’approche de l’ARC.

  • Moins de 35% - peu susceptible d’être à l’origine de questions ou de sujets de préoccupation.
  • Entre 35% et 70% - L’ARC étudie le ratio de financement moyen pendant les quelques années précédentes pour examiner la présence éventuelle d’une tendance aux ratios de financement élevés. Plus le ratio est élevé, plus il préoccupera vraisemblablement l’ARC, qui étudiera les dépenses de façon plus détaillée.
  • Plus de 70% - C’est un sujet de préoccupation pour l’ARC. L’organisme de bienfaisance doit pouvoir expliquer et justifier le montant élevé de ses dépenses de financement pour démontrer son respect des lignes directrices de l’ARC.
      • Enregistrement des dépenses de financement.

Toutes les dépenses de financement doivent être enregistrées dans la catégorie des dépenses de financement (à une exception près, exposée ci-dessous). Toute activité comportant une demande d’appui est une activité de financement, sauf si le résultat de l’organisme de bienfaisance à l’une des deux tests définis par l’Agence du revenu du Canada (ARC) démontre le contraire. Selon l’ARC, ces tests démontrent si l’activité aurait quand même eu lieu sans demande d’appui.

Vous devez enregistrer une partie des dépenses engagées pour les types d’activités ci-dessous dans la catégorie des dépenses de financement :

  • Activités comportant une demande d’appui, mais qui auraient quand même eu lieu sans demande d’appui et qui satisfont aux exigences du test « en quatre parties » ;
  • Activités qui n’auraient pas eu lieu sans une demande d’appui (comme les activités de financement), mais qui comportent des activités de bienfaisance destinées à inciter à agir ou à modifier un comportement (et qui constituent donc des exceptions à la règle générale).
    • Activités commerciales.

Les activités génératrices de revenus font partie des sources de revenus d’un organisme de bienfaisance, à condition qu’elles cadrent avec la mission de l’organisme. (http://sourceosbl.ca/node/7713)

Les organismes de bienfaisance enregistrés (autres que les fondations privées) sont autorisés à entreprendre des activités commerciales quoi peuvent représenter une importante source de revenus. Ces activités sont cependant assujetties à certaines restrictions et doivent respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

      • Règles régissant les activités commerciales.

Un organisme de bienfaisance enregistré (sauf s’il s’agit d’une fondation privée) peut entreprendre une activité commerciale à condition qu’elle soit complémentaire. La définition d’une activité commerciale complémentaire est la suivante :

  • Activité commerciale assurée en grande partie par des bénévoles ;
  • Activité commerciale liée et subordonnée aux fins de l’organisme de bienfaisance.

Toute activité commerciale qui est assurée en grande partie par des bénévoles est une activité complémentaire. Par exemple : Un organisme de bienfaisance exploite un grand magasin de détail. L’organisme emploie un vice-président, un directeur de magasin, trois chefs d’équipe et 60 bénévoles qui travaillent dans le magasin. Il y a donc 60 bénévoles et 5 salariés, pour un effectif total de 65. Étant donné qu’environ 92% (60/65) des personnes travaillant dans le magasin sont des bénévoles, le magasin respecte les critères de la règle « totalité ou presque », et l’activité est donc considérée comme une activité commerciale complémentaire. (http://sourceosbl.ca/node/7808).

Pour en savoir plus, consultez l’Énoncé de politique CPS-019, Qu’est-ce qu’une activité commerciale complémentaire ?

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/cps/cps-019-fra.html) de l’ARC.

    • Activités politiques.

Un organisme de bienfaisance ne peut mener qu’un nombre limité d’activités politiques. En savoir plus sur ces règles pour déterminer si vos activités sont conformes aux directives de l’ARC. (http://sourceosbl.ca/node/7814)

  • Tenue des registres.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige des organismes de bienfaisance qu’ils tiennent un certain nombre de livres et de registres. Ces documents doivent être clairs et complets, de sorte que l’ARC puisse s’assurer que les organismes mènent leurs activités de bienfaisance conformément aux objectifs qu’ils se sont fixés.

    • Conservation des livres et des registres.

Informez-vous sur la façon dont un organisme de bienfaisance doit conserver ses libres et ses registres et sur la durée pendant laquelle il doit les garder, conformément aux directives de l’ARC, pour préserver son statut d’organisme de bienfaisance.

(http://courceosbl.ca/node/7819).

    • Documents de gouvernance.

Les documents de gouvernance que détient un organisme de bienfaisance comprennent notamment les documents de constitution, les règlements administratifs et les procès-verbaux des réunions.

(http://sourceosbl.ca/node/7816).

    • Registres financiers.

Obtenez des conseils pratiques sur la manière dont votre organisme peut gérer ses finances en vue de produire des états financiers exacts et clairs tant pour vous que pour l’ARC.

(http://sourceosbl.ca/node/7817).

    • Enregistrement et attribution des dépenses.

L’enregistrement adéquat des dépenses est essentiel à une bonne tenue de livres. Cette section procure un aperçu des nombreuses dépenses qu’un organisme peut engager et montre comment celles-ci peuvent être attribuées à ses divers programmes et activités.

(http://sourceosbl.ca/node/7818).

    • Conservation des livres et des registres.

Il existe trois types de registres qu’un organisme de bienfaisance doit conserver : les documents de gouvernance, les renseignements financiers et les pièces justificatives. Tous les organismes de bienfaisance doivent conserver et protéger leurs registres soit en français, soit en anglais.

Ces registres doivent être mis à la disposition de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Le défaut de tenir des livres et des registres adéquats peut entraîner des amendes, des pénalités ou la révocation de votre statut d’organisme de bienfaisance. Consultez le document Conservation des registres (http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/kprc/menu-fra.html) de l’ARC pour obtenir de plus amples renseignements.

    • Lieu où conserver les registres.

L’ARC exige que la version originale des registres soit conservée à l’adresse canadienne qui figure dans les dossiers de l’ARC sur l’organisme de bienfaisance. Si celui-ci possède plusieurs adresses au Canada, c’est à l’adresse qui figure dans ses dossiers que tous les registres de l’organisme de bienfaisance doivent être conservés. La conservation de registres à l’étranger, même si ces registres sont rendus accessibles par voie électronique à partir du Canada, ne permet pas de respecter l’exigence de l’ARC.

L’organisme de bienfaisance doit également conserver des copies de sauvegarde de ses dossiers dans un lieu différent, de préférence à l’extérieur de ses locaux. Cette précaution est importante pour éviter à la version originale de ces documents de subir des dégâts ou d’être détruite (Ex : en cas d’incendie ou de dégâts des eaux).

Si un organisme de bienfaisance exerce une activité à l’extérieur du Canada, il peut conserver des duplicatas des registres liés à cette activité à une adresse à l’étranger, mais la version originale de ces registres doit être conservée au Canada.

    • Combien de temps doit-on conserver ses registres?

Type de registre

Durée de conservation obligatoire

Duplicata des reçus de dons

Deux ans à partir de la fin de l’année civile pendant laquelle le don a été consenti

Registres financiers

Six ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent (ou deux ans après sa date de dissolution ou de révocation du statut d’enregistrement.

Documents constitutifs

Aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, plus deux ans après la date de dissolution ou de cessation d’activité ou de révocation de l’organisme de bienfaisance.

Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des membres.

Aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, plus deux ans après la date de dissolution ou de cessation d’activité ou de révocation de l’organisme de bienfaisance.

L’Agence du revenu du Canada peut exiger la prolongation de la durée de conservation de certains dossiers. L’ARC précise, dans ce cas, leur durée de conservation supplémentaire obligatoire.

Tous les dossiers nécessaires en cours d’une taxation par l’ARC ou d’une enquête de l’ARC, ainsi qu’à tout appel d’une décision de l’ARC o à un avis d’opposition, doivent être conservés tant que l’affaire n’a pas été réglée et jusqu’à l’expiration du délai pour poursuivre une procédure d’appel.

    • Registres électroniques

Les registres conservés dans un ordinateur doivent l’être dans un format « électronique intelligible », même si l’organisme de bienfaisance dispose de copies sur papier de ses registres électroniques. Le terme de « format électronique intelligible » désigne une copie des registres électroniques à laquelle les représentant de l’Agence du revenu du Canada peuvent accéder en utilisant l’équipement de l’ARC. Vous devez, en règle générale, conserver les fichiers informatiques et le logiciel ou l’application informatique utilisé pour les fichiers dans un format pouvant être installé dans un système informatique standard afin de l’exploiter.

Les images de pièces justificatives ou de livres comptables balayées par un scanneur sont acceptables. Si ces images contiennent les mêmes renseignements que la version originale des documents et si tous les éléments pertinents de leur contenu sont lisibles, la version papier d’origine des pièces justificatives ou des livres comptables peut être détruite.

Les organismes de bienfaisance doivent veiller à la concordance des registres conservés par voie électronique et des pièces justificatives afin qu’il soit possible de procéder à leur vérification. En d’autres termes, les registres électroniques doivent contenir suffisamment de renseignements tirés des pièces justificatives (Ex : numéros de facture, dates, etc.) afin qu’il soit possible de retrouver les pièces justificatives liées à une transaction électronique particulière.

    • Les tiers et les registres.

Si un organisme de bienfaisance embauche un fournisseur de services (Ex : un comptable, un cabinet comptable ou un gestionnaire de transactions par Internet) afin de tenir ses registres à jour, il reste responsable du respect de toutes les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

La version originale et tous les doubles des registres de la paie et des donateurs, ainsi que de tous les autres registres contenant des renseignements personnels, doivent être protégés. L’accès à ces registres ne doit être autorisé qu’en cas de nécessité absolue, conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

    • Produire le formulaire T3010.

Tous les organismes de bienfaisance enregistrés doivent présenter un formulaire annuel T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (http://www.cra-arc.gc.ca/F/pbg/tf/t3010/) à l’ARC chaque année. Vous devez joindre à votre Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés plusieurs types d’information sur votre organisme de bienfaisance, y compris une copie de ses états financiers. Si votre organisme de bienfaisance ne dépose pas sa Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance, l’ARC peut imposer de peines sévères.

Pour obtenir de l’aide pour remplir le formulaire T3010, consultez le guide Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/t4033/). Le formulaire dûment rempli doit être examiné pour assurer son exactitude et doit être signé par un administrateur, un fiduciaire ou un autre représentant de votre organisme. Si vous utilisez les formulaires sur le site Web de l’ARC, assurez-vous d’imprimer des copies supplémentaires pour vos dossiers avant d’expédier votre déclaration à l’ARC.

    • Autres renseignements à inclure obligatoirement.

Lors du dépôt de votre formulaire T3010, vous devez joindre la Feuille de renseignements de base sur l’organisme de bienfaisance enregistré (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts/prtng/rtrn/nfsht-fra.html) et une copie des états financiers de votre organisme de bienfaisance.

Feuille de renseignements de base sur l’organisme de bienfaisance enregistré

La Feuille de renseignements de base sur l’organisme de bienfaisance enregistré est préimprimée par l’Agence du revenu du Canada (ARC), vous pouvez y inscrire éventuellement directement toute modification apportée aux renseignements ci-dessous :

  • Adresse postale ;
  • Numéro de téléphone ou de télécopie ;
  • Adresse de courriel ou de site Web ;
  • Nom ou titre du poste de la personne-ressource de votre organisme de bienfaisance ;
  • Nom utilisé pour désigner votre organisme de bienfaisance, s’il est différent du nom sous lequel il est enregistré ;
  • Domaines d’activité des programmes de votre organisme de bienfaisance.

La procédure de modification des autres renseignements contenus dans la feuille de travail préimprimée des renseignements de base est plus compliquée. Si vous devez modifier le nom officiel de votre organisme de bienfaisance, sa désignation (c’est-à-dire s’il est un organisme de bienfaisance, une fondation publique ou une fondation privée) ou la fin de son exercice, vous devez envoyer une lettre et des pièces justificatives à l’ARC. Consultez le document Informer l’ARC des changements (http://sourceosbl.ca/node/7821) apportés à votre organisme de bienfaisance pour obtenir de plus amples renseignements sur les modalités de communication de ces changements è l’ARC.

Les renseignements contenus dans ce formulaire sont affichés pour le public dans le site Web de l’ARC (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html), ainsi que les renseignements du formulaire T3010 afin de s’assurer de leur exactitude.

États financiers

Et, vous devez joindre les États financiers (http://sourceosbl.ca/node/7817) de votre organisme de bienfaisance à votre formulaire annuel T3010, même si l’organisme n’a réalisé aucune activité pendant l’exercice financier. Les états financiers se composent au minimum des documents suivants :

  • L’état de l’actif et du passif (ou « bilan ») ;
  • L’état des recettes et des dépenses (ou « état des résultats »).

Ces états financiers doivent faire apparaître l’actif, le passif, les recettes et les dépenses de votre organisme de bienfaisance pour l’exercice auquel le formulaire T3010 se rapporte.

L’ARC n’exige pas que vos états financiers soient vérifiés, mais, s’ils le sont, ce sont les états financiers vérifiés qui doivent être communiqués à l’ARC. Si les revenus de votre organisme de bienfaisance dépassent 250 000 dollars la Direction des organismes de bienfaisance recommande leur vérification par un comptable professionnel. À défaut, le trésorier de votre organisme de bienfaisance doit les signer.

    • Modifications apportées au formulaire T3010

De temps en temps, l’ARC révise le formulaire T3010 (http://www.cra-arc.gc.ca/F/pbg/tf/t3010/) pour tenir compte de l’évolution des exigences en matière d’information de l’ARC. Assurez-vous d’utiliser la bonne version du formulaire, qui correspond à l’année pour laquelle vous produisez la déclaration.

    • Les conséquences de la non-production du formulaire T3010

La non-production du formulaire annuel T3010 est une affaire grave. Si vous ne produisez pas votre formulaire T3010 en temps opportun, les conséquences seront les suivantes :

  • Si l’Agence du revenu du Canada (ARC) ne reçoit pas votre formulaire T3010 dans les cinq mois suivant la fin de l’exercice financier de votre organisme de bienfaisance, elle vous enverra un rappel.
  • Si l’ARC ne reçoit pas votre formulaire T3010 dans les sept mois suivant la fin de l’exercice de votre organisme de bienfaisance, elle vous adressera un Avis de l’intention de révoquer l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance.
  • Pendant le mois suivant l’expédition de cet avis, l’ARC tentera de prendre contact avec les représentants de votre organisme de bienfaisance par téléphone pour leur rappeler de remplir la déclaration de renseignements annuelle.
  • Deux mois plus tard, l’ARC adressera à votre organisme de bienfaisance un Avis de révocation de l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance. Cet avis fixe la date d’entrée en vigueur de la révocation et contient le formulaire T2046, intitulé Déclaration d’impôt pour les organismes de bienfaisance dont l’enregistrement a été révoqué.

Les conséquences de la révocation de l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance sont les suivantes :

  • Perte de l’exonération d’impôt ;
  • Impossibilité de délivrer des reçus officiels de dons ;
  • Obligation éventuelle de verser un impôt dont le montant équivaut à la pleine valeur de ses actifs restants (l’impôt de révocation).

Un organisme de bienfaisance qui pers son enregistrement peut demander un réenregistrement. Il devra verser la première fois une pénalité non remboursable de 500 dollars parce qu’il n’a pas produit sa déclaration de renseignements annuelle.

  • Conservation des documents de gouvernance

Ce sont les documents (http://sourceosbl.ca/node/7213) relatifs aux domaines juridiques de l’établissement, à l’enregistrement et à l’exploitation de votre organisme de bienfaisance.

    • Établissement

Les documents relatifs à l’établissement légal de votre organisme sont délivrés en règle générale par un ministère. Ils vous sont communiqués ou conservés en principe par l’avocat qui a participé à l’établissement de votre organisme. Si les documents sont conservés par un avocat, l’organisme de bienfaisance doit conserver des photocopies à son bureau au cas où quelqu’un aurait besoin de les consulter.

Voici quelques exemples de ces documents :

  • Lettres patentes (et lettre patentes supplémentaires, s’il y a lieu) ou statuts constitutifs ou certificat de constitution en personne morale, délivrés par un ministère ;
  • Constitution légale ou acte fiduciaire, si votre organisme n’est pas doté de la personne morale ;
  • Règlements adoptés au moment de la constitution en personne morale et leurs amendements.

Un organisme de bienfaisance doit adopter des règlements administratifs au moment de sa constitution en personne morale. Ceux-ci font partie de ses antécédents légaux, ainsi que tous les amendements adoptés pour modifier ces règlements administratifs. Les amendements devraient être conservés avec les règlements administratifs d’origine, afin de pouvoir consulter la collection à jour des règlements.

    • Enregistrement

Une fois que votre organisme est établi légalement, il s’inscrit normalement auprès d’un ou plusieurs organismes de réglementation gouvernementale pour diverses raisons. Les documents d’enregistrement sont délivrés par ces organismes et soit vous sont communiqués directement, soit sont communiqués à votre avocat. Voici quelques exemples de ces documents :

  • Un permis d’exploitation (les exigences varient selon les lieux ; renseignez-vous en détail auprès de la province et de la municipalité où vous exercez votre activité) ;
  • Document d’inscription pour la TPS/TVH/TVQ ;
  • Document de l’ARC sur l’enregistrement d’organisme de bienfaisance.

Ces documents devraient être conservés en lieu sûr, comme les règlements administratifs et les autres documents de ce type, et leurs photocopies devraient être consultables sur place.

    • Exploitation

L’exploitation légale de l’organisme de bienfaisance se réalise lors des réunions de ses membres (si l’organisme de bienfaisance dispose de membres) et de son conseil d’administration, de ses fiduciaires ou de tout autre organe directeur nommé par ses membres (ou selon les modalités prévues par ses documents constitutifs). Les réunions des membres de l’organisme, de son conseil d’administration et des comités chargés par le conseil d’administration d’exercer certaines de ses responsabilités sont des activités importantes. Un registre de ces réunions devrait être conservé sous la forme d’un procès-verbal. Le procès-verbal de chacune de ces réunions doit être écrit, adopté la réunion suivante par le président ou par le secrétaire et classé par date.

Les registres de gouvernance suivants, relatifs à l’exploitation de votre organisme de bienfaisance, sont également exigés :

  • Rapports annuels aux organismes régissant les organismes dotés de la personne morale ;
  • Enregistrement des marques de commerce ;
  • Renseignements communiqués à l’ARC (remplir le formulaire T3110, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés. (http://sourceosbl.ca/node/7819#t3010)).
    • Registres financiers

L’Agence du revenu du Canada (ARC) ne prescrit pas de méthode de mise en place des registres financiers, ni de systèmes comptables à utiliser. Les registres d’un organisme de bienfaisance doivent néanmoins permettre à l’ARC de vérifier les éléments suivants :

  • Les revenus, y compris tous des dons reçus ;
  • La dépense des ressources au profit des programmes de bienfaisance ;
  • La persistance de la nature caritative des fins et des activités de l’organisme de bienfaisance.

Les registres doivent être étayés par des pièces justificatives qui permettent à l’ARC de vérifier les écritures qui y ont été réalisées. Les registres doivent être tenus en français ou en anglais.

(http://sourceosbl.ca/node/7806)

    • Compte bancaire

Votre organisme de bienfaisance doit détenir un compte bancaire, qui sera au cœur du contrôle de ses finances. Tout l’argent reçu doit être déposé dans votre compte en banque et tous les règlements effectués è partir de lui (sauf pour les montants très modiques).

  • Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et dont vos chèques vous seront retournés (ou des doubles ou des images numériques) chaque mois.
  • Le conseil d’administration doit adopter une motion pour autoriser l’ouverture de ce compte et désigner des signataires autorisés. La banque ou la caisse populaire fournit souvent un exemple de formulation d’une motion de ce type, qui satisfait ses avocats.
  • Choisissez les signataires autorisés souvent le président du conseil d’administration, ainsi que le trésorier bénévole et le directeur général. Les signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer des chèques.

Il est judicieux de faire signer les chèques par deux signataires autorisés. Vous pourrez cependant n’exiger qu’une signature pour les chèques inférieurs à un certain montant (modique). N’oubliez pas que, comme tous les signataires autorisés ne sont pas disponibles en permanence, d’en désigner plus que deux.

Apurer votre compte en banque

Toutes les transactions sont enregistrées dans vos livres de comptes et dans les registres de la banque. Elles sont souvent enregistrées dans ces deux types de registres à des moments différents, ce qui produit également une différence dans leurs soldes. C’est en apurant les comptes qu’il est possible de s’assurer qu’aucune transaction ne manque dans un ensemble de registres ou dans l’autre et que le solde exact apparaît dans vos livres de comptes.

La banque vous adresse chaque mois un relevé de compte faisant apparaître les dépôts et les retraits effectués d’après ses registres. Il arrive que les banques commettent des erreurs dans ces relevés. L’analyse de ces relevés et l’apurement de votre compte en banque révéleront ces erreurs. L’apurement devrait être effectué chaque mois, puisque la majorité des banques n’autorisent pas la contestation de leur registre au-delà d’une certaine période.

L’apurement des comptes bancaires devrait être réalisé per une autre personne que celle qui émet les chèques ou encaisse les dépôts en espèces. Il devrait également être vérifié et approuvé par une personne exerçant des responsabilités supérieures.

La banque ou la caisse populaire vous remettra des bordereaux de dépôt à utiliser pour déposer l’argent que vous recevrez dans votre compte. Vous remplissez un bordereau par dépôt et le remettez à la banque avec les différents éléments à déposer.

    • Conserver les registres de dons

Un organisme de bienfaisance devrait conserver un registre de tous les dons, qu’un reçu officiel soit délivré pour eux ou non, que ce soit dans un journal des encaissements ou dans un programme comptable informatisé. Ce registre devrait contenir les informations suivantes :

  • Nom et adresse du donateur ;
  • Date du don ;
  • Montant du don ;
  • Montant pour lequel un reçu officiel peut être délivré (http://sourceosbl.ca/node/7811), si ce montant diffère de celui du don.
  • Délivrance ou non-délivrance d’un reçu officiel ;
  • Numéro du reçu officiel, s’il a été délivré ;
  • Le but du don.
    • Conserver des doubles des reçus de dons émis

Un double de tous les reçus doit être conservé pendant deux ans à dater de la fin de l’année pendant laquelle les reçus sont délivrés. Si le reçu est délivré sur papier, un double sur papier doit être conservé en lieu sûr. L’Agence du revenu du Canada (ARC) est susceptible de demander à le voir. Pour en savoir plus sur la conservation des reçus de dons, consultez la section Dons et reçus (http://sourceosbl.ca/gestion-dun-organisme/dons-et-re%C3%A7us/la-d%%C3%A9livrance-des-re%C3%A7us-de-dons#records_of_receipts).

Délivrer des reçus à des fins autres que fiscales

Un organisme de bienfaisance peut délivrer des reçus à des fins autres que fiscales. Ces reçus attestent simplement la réception d’un don d’un certain montant. Les donateurs ne peuvent pas les utiliser pour réclamer un crédit d’impôt pour don de bienfaisance. Ces reçus doivent être délivrés dans les cas où l’organisme de bienfaisance ne peut pas délivrer un reçu officiel de don (Ex : en cas d’absence d’un montant admissible) ou dans ceux où le donateur ne peut pas utiliser de reçu officiel de don. Ces reçus doivent comporter les renseignements suivants :

  • Date de réception du versement ;
  • Nom et adresse de la personne à qui le reçu a été délivré ;
  • Montant du versement ;
  • Justification du versement (Ex : numéro de facture ou justification du versement, telle que « cotisation de membre »).
    • Registres des cotisations des membres et des subventions gouvernementales

Les frais d’adhésion ou cotisations des membres sont une source de financement très fréquente pour les organismes de bienfaisance. Les organismes de bienfaisance doivent conserver des registres sur tous leurs membres cotisants. Ces registres doivent contenir les renseignements suivants :

  • Montants versés ;
  • Date des versements :
  • Date d’expiration des adhésions (si leur durée est limitée) ;
  • Nom, adresse et coordonnées des membres ;
  • Catégories d’adhésion (s’il y a lieu).

Subventions gouvernementales

Les organismes de bienfaisance peuvent également percevoir des fonds sous forme de subventions gouvernementales. Les registres à conserver et les modalités de production de rapports sont habituellement définis dans le contrat passé entre le gouvernement et l’organisme de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance doit mettre en place ses registres pour suivre les mouvements de fonds, subvention gouvernementale par subvention gouvernementale. Cette tâche peut être exécutée dans le cadre du grand livre général. N’oubliez pas que la légitimité de chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par des pièces justificatives.

Une subvention gouvernementale exige de suivre les dépenses qu’elle sert à financer avec une grande précision. Les dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors de l’attribution de la subvention, à savoir par type (Ex : salaires ou déplacement) ou par catégories de coût du projet (Ex : évaluation des besoins ou construction d’un site Web). Certaines dépenses peuvent être lies à 100% à un projet (Ex : les déplacements) et d’autres peuvent être affectés à différentes activités (Ex : le salaire du directeur général ou le coût d’une activité de promotion de plusieurs des programmes de l’organisme de bienfaisance). Voir Enregistrement et affectation des dépenses pour obtenir de plus amples renseignements sur ce thème.

(http://sourceosbl.ca/node/7818)

    • Facturation des biens ou des services

Un organisme de bienfaisance peut facturer des frais d’adhésion ou des cotisations à ses membres ou facturer ses produits ou ses services à ses clients. L’organisme de bienfaisance doit conserver un registre de toutes les factures émises et y noter tous les règlements encaissés.

    • Enregistrer les débours

Les débours ou versements peuvent être effectués par chèque ou en espèces. Le montant des versements en espèces (appelés petite caisse) devrait être très minime ; les versements d’un montant important ou les versements répétés doivent toujours être effectués par chèque.

Sorties de petite caisse

Il est indispensable de conserver un registre pour chaque sortie de petite caisse, normalement dans un tableur séparé. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces. La pièce justificative d’une sortie de petite caisse est une facture, un coupon de dépense ou un reçu de caisse enregistreuse correspondant au montant de la dépense.

Les registres des sorties de petite caisse doivent être apurés chaque mois. En d’autres termes, le montant total de toutes les pièces justificatives du reliquat des fonds en caisse doit être comparé au montant en caisse au départ (appelé normalement « fonds de caisse »). Ces montants doivent être égaux.

Registre des débours

Des registres détaillés de tous les débours, ou versements, doivent être conservés dans un journal des décaissements ou dans un programme comptable électronique. De plus, si vous émettez des chèques manuellement, n’oubliez pas de remplir complètement le talon de chaque chèque : c’est votre registre permanent des chèque émis.

    • Grand livre général

Le grand livre général est le « livre comptable » central du système comptable de l’organisme de bienfaisance. Chaque transaction – un achat, un versement, un don, une transaction en espèces – est passée en écriture dans le grand livre général. La présentation ci-dessous de la mise en place d’un grand livre général s’applique à la fois aux systèmes comptables informatisés et manuels.

Mise en place d’un plan de comptes

La mise en place d’un grand livre général commence toujours par la mise en place d’un plan de comptes. C’est la liste de tous les comptes du grand livre général. Il existe de nombreuses méthodes de mise en place d’un plan de comptes, mais il est important que l’organisme de bienfaisance choisisse avec soin celle qui sera la plus efficace dans sa propre situation. Le plan de comptes devrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, toute en restant facile à utiliser et à comprendre.

Mise en place et mise à jour du grand livre général

Le grand livre général est mis à jour, en principe, une fois par mois. Cette opération consiste à enregistrer toute l’activité comptable pertinente pour chaque compte dans la page correspondante du grand livre général. Toutes les rentrées de fonds relatives à un compte sont tirées du journal des encaissements et tous les débours relatifs à un compte sont tirés du journal des décaissements. D’autres sources d’information peuvent également être utilisées, comme un journal général.

Synthèse du grand livre général

Le grand livre général contient les informations qui servent à préparer les rapports financiers. Afin qu’elles soient plus faciles à utiliser et pour vérifier l’exactitude du grand livre général, ces informations sont récapitulées dans une balance de vérification, qui récapitule le solde de clôture de chaque compte du grand livre général.

L’exactitude mathématique du grand livre général se confirme en totalisant ces informations dans deux colonnes et en vérifiant que leurs totaux sont égaux. Si ce n’est pas le cas, il est indispensable de reprendre le grand livre général et de découvrir l’erreur à l’origine de ce déséquilibre. Quand le grand livre général est équilibré, les informations contenues dans la balance de vérification sont résumées dans les états financiers et dans les autres rapports.

    • États financiers

Le terme « états financiers » sert en principe à désigner les documents suivants :

  • L’état des recettes et des dépenses (ou état des résultats) ;
  • L’état de la situation financière (ou bilan) ;
  • L’état des flux de trésorerie ;
  • Notes accompagnant les états financiers.

Certains organismes de bienfaisance y ajoutent séparément un état de l’évolution de l’actif net. Cette présentation des états financiers est très brève ; adressez-vous à un comptable professionnel qui aidera votre organisme de bienfaisance à mettre en place ces états financiers. Dans ces conditions, leur présentation sera correcte et vous saurez ce qui doit être inclus à chaque ligne des états financiers.

Les informations enregistrées au cours de l’exercice alimentent le contenu de ces apports. C’est pour cette raison que la rigueur de la comptabilité et des contrôles internes est si importante. La qualité des états financiers dépend de la qualité des informations recueillies tout au long de l’année.

État des résultats

Appelé parfois l’état des résultats d’exploitation ou l’état des recettes et des dépenses, ce rapport fait apparaître le montant des revenus gagnés pendant une certaine période (habituellement d’un an) et le montant des dépenses engagées pendant la même période. La différence entre ces deux montants est l’excédent (« profit ») ou le déficit (« perte ») pour cette période.

Ce rapport fait apparaître tous les éléments d’actif, toutes les dettes et les fonds propres d’un organisme à un moment donné, en principe à la fin d’un mois ou d’un exercice.

  • L’actif est ce que l’organisme possède ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l’actif à court terme (ou actif courant), dont la conversion en espèces ou l’utilisation est prévue dans un an ou plus et l’actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans plus d’un an.
  • Le passif est le montant des dettes de l’organisme envers d’autres organismes ou des particuliers. Le passif à court terme (ou dettes à court terme) est le montant des dettes qui viennent à échéance dans un an ; le passif à long terme est le montant de celles que l’organisme remboursera dans plus d’un an.
  • L’actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif de l’actif.

État des flux de trésorerie

L’état des flux de trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties de fonds d’un organisme pendant l’exercice. Il fait apparaître les recettes et les dépenses, ainsi que les autres rentrées de fonds de l’organisme de bienfaisance (comme le produit d’un prêt bancaire) et ses sorties de fonds (comme l’achat d’une camionnette de livraison). Un organisme de bienfaisance n’est pas tenu de préparer un état des flux de trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà clairement ailleurs dans les états financiers.

  • Quelques conseils sur la mise en place d’états financiers

Un organisme de bienfaisance devrait mettre en place des états financiers et classer les informations de ses redditions de comptes dans des catégories qui feront apparaître les informations les plus utiles aux destinataires des était financiers. L’organisme doit :

  • Préparer des états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus (« PCGR ») ;
  • Classer les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes ;
  • Veiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée ;
  • Employer un langage simple et clair et éviter le jargon.
  • Enregistrer et ventiler les dépenses

Il est indispensable de posséder des informations financières exactes et suffisantes pour exploiter correctement votre organisme de bienfaisance et pour respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Le choix de la méthode d’enregistrement des dépenses ou des charges (ces termes sont utilisés indifféremment dans cette section) est une étape importante pour disposer d’informations financière exactes et suffisantes.

Les dépenses sont enregistrées dans des comptes particuliers du grand livre général du plan comptable d’un organisme. Il existe plusieurs méthodes de structuration de ces comptes. Vous choisissez votre méthode en fonction de votre organisme de bienfaisance et des informations les plus utiles pour les personnes qui utilisent vos états financiers.

Une seule transaction financière est souvent liée à plusieurs comptes de charges. C’est pour cette raison que vous devez appliquer une méthode juste et uniforme pour ventiler les dépenses et les enregistrer dans les bons comptes.

  • Structurer les comptes de charges

Une méthode de structuration des comptes de charges est par type de dépenses. Cette méthode répartit les dépenses entre diverses catégories, telles que :

  • Financement ;
  • Services de conseils ;
  • Recherche ;
  • Administration et ainsi de suite.

La structuration des comptes par type de dépenses est très répandue et vous permet de répondre à des questions telles que :

  • Combien les salaires de nos employés nous ont-ils coûté le mois dernier ?
  • Combien nos locaux à bureaux nous ont-ils coûté cette année ?
  • Combien le chauffage de notre bâtiment nous a-t-il coûté cette année par comparaison avec l’années dernière ?

Si votre organisme de bienfaisance est très petit et ne gère qu’un seul programme ou une seule activité, vous n’aurez peut-être besoin d’aucune autre information supplémentaire pour gérer vos activités et rendre des comptes à leur sujet. La majorité des organismes de bienfaisance ont cependant besoin d’adopter une autre méthode qui leur fournira un plus grand nombre d’informations.

La ventilation des dépenses par fonction est également une méthode très répandue. Elle s’appuie sur les fonctions, les activités ou les programmes d’un organisme de bienfaisance pour structurer ses comptes de charges. Les charges d’un organisme de bienfaisance peuvent se répartir entre les catégories suivantes, selon l’organisme et ses activités :

  • Financement ;
  • Services de conseils ;
  • Recherche ;
  • Administration et ainsi de suite.

La structure des comptes par fonction vous permet de répondre à des questions telles que :

  • Combien avons-nous dépensé le mois dernier pour le financement ?
  • Combien les services de conseils que nous avons offerts nous ont-ils coûté cette année ?
  • Combien avons-nous dépensé cette année pour la recherche par comparaison avec l’année passée ?

Il existe d’autres méthodes, moins courantes, de ventilation des dépenses, qui peuvent être utiles dans certains cas particuliers. Les comptes peuvent être, par exemple, structurés de la façon suivante :

  • Par service, pour les organismes de bienfaisance importants (Ex : communications, services aux membres, finances, ressources humaines, haute direction et ainsi de suite) ;
  • Géographiquement, pour les organismes de bienfaisance qui exercent leur activité à plusieurs endroits (Ex : par province, par ville ou par pays) ;
  • Par sous-unité organisationnelle pour les organismes de bienfaisance fédérés ou pour les autres organismes de bienfaisance complexes et à multiples paliers (Ex : sections locales, bureaux régionaux, bureaux provinciaux, etc.)

Chacune de ces méthodes permet de répondre à un ensemble de questions différent, mais une méthode permet rarement de répondre à toutes vos questions à elle seule. De plus, aucune de ces méthodes ne permet de fournir à elle seule tous les renseignements exigés par la reddition de comptes annuelles des organismes de bienfaisance à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous devrez probablement combiner plusieurs méthodes de ventilation des dépenses pour répondre aux besoins de votre organisme de bienfaisance.

  • Combiner les différentes méthodes de structuration des comptes

Afin de répondre aux besoins d’un plus grand nombre d’utilisateurs, les dépenses peuvent être enregistrées à la fois par type et par fonction. Cette méthode entraîne malheureusement une importante augmentation du nombre de comptes de charges à mettre en place. La combinaison de ces deux méthodes peut exiger de nombreux comptes différents, dont ceux-ci :

  • Salaires et avantages sociaux – financement ;
  • Salaires et avantages sociaux – services de conseils ;
  • Salaires et avantages sociaux – recherche ;
  • Salaires et avantages sociaux – administration ;
  • Expert-conseils – financement ;
  • Expert-conseils – services de conseils ;
  • Expert-conseils – recherche ;
  • Expert-conseils – administration ;
  • Loyer – financement ;
  • Loyer – services de conseils, etc.

Ne perdez pas de vue les recommandations suivantes pour choisir la structure qui vous conviendra pour vos comptes :

  • Commencez par recenser les utilisateurs de vos informations financières et les raisons pour lesquelles ils en ont besoin. Tenez compte des types de questions qu’ils poseront en fonction de leurs responsabilités et des méthodes qui permettront d’y répondre.
  • N’oubliez pas que l’Agence du revenu du Canada (ARC) souhaite recevoir des informations financières précises sur votre organisme. Vous devrez, par exemple, remplir chaque année la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (formulaire T3010). Voir la section intitulée Remplir votre formulaire T3010 (http://sourceosbl.ca/node/7819#t3010) pour obtenir des précisions supplémentaires.
  • N’oubliez pas qu’il est plus facile de résumer des informations détaillées que de tirer des informations détaillées d’informations résumées.
  • Tenez compte de la croissance que vous prévoyez pour votre organisme. Ce qui est simple aujourd’hui pourra devenir ensuite plus complexe. Vous devriez essayer de structurer vos comptes en fonction de cette croissance.
  • Ventilation possible des dépenses entre plusieurs catégories de charges.

De nombreuses dépenses seront vraisemblablement ventilées entre plusieurs comptes, surtout si la structure de vos comptes de charges est complexe ou détaillée. En voici quelques exemples :

  • Les fournitures de bureau achetées par votre organisme peuvent être utilisées pour des activités administratives ainsi que pour des activités de financement.
  • Un billet d’avion acheté pour votre directeur général peut lui permettre de participer à deux réunions : une réunion pour contrôler vos programmes et une autre pour solliciter un financement.
  • Le montant des factures de téléphone mensuelles de votre organisme de bienfaisance est lié aux communications téléphoniques du personnel de ses services de conseils et du personnel de ses programmes éducatifs.
  • Le loyer payé par votre organisme de bienfaisance lui permet d’utiliser des locaux de bureaux pour chaque membre de son personnel et pour chacun de ces programmes et chacune de ses activités.

Quand une dépense est ventilée entre plusieurs comptes de charges, vous devez la répartir ou l’affecter entre chacun des comptes pertinents. Cette tâche peut être simple ou complexe, selon la nature de la dépense et de la structure des comptes.

    • Charges directes.

Les charges directes sont les coûts d’une activité particulière. Si vous ne réalisiez pas cette activité, ces frais n’existeraient pas. En voici quelques exemples :

  • Impression de prospectus publicitaires pour une manifestation ;
  • Déplacement d’un formateur pour présenter un programme éducatif ;
  • Fournitures de laboratoire utilisées exclusivement pour un programme de recherche.

Enregistrement des charges directes

Il est normalement possible, en principe, de calculer avec précision le montant des charges directes, puisqu’elles sont directement liées à une activité particulière. Ce n’est néanmoins pas toujours aussi simple, surtout quand le coût direct d’une activité est facturé en même temps que les coûts d’autres activités. En voici quelques exemples :

  • Le coût de l’impression du prospectus publicitaire pour une manifestation est facturé par l’imprimeur en même temps que d’autres travaux. Vous devrez trouver le coût de ce travail sur la facture et l’enregistrer dans le compte que vous utilisez pour la promotion des manifestations.
  • Les frais de déplacement du formateur sont inclus dans une facture plus importante de l’agence de voyages qui a procédé aux réservations pour tous les déplacements du personnel de l’organisme au cours du même mois. Chaque vol, coût de chambre d’hôtel et ainsi de suite doit être différencié et imputé à l’activité correspondante.
  • Les fournitures de laboratoire sont facturées en même temps que les fournitures de nombreux autres projets. Toutes ces fournitures doivent être différenciées et enregistrées en conséquence.

L’enregistrement de ces dépenses consiste simplement à localiser chaque dépense particulière et à l’enregistrer dans le compte pertinent.

Dans certains cas, vous ne pourrez qu’estimer le coût de chaque article au lieu de trouver son coût exact. Cette méthode de travail se justifie si la quantité de travail exigée pour les calculer avec précision est excessive par rapport aux avantages d’une information plus précise. Si, par exemple, une facture de téléphone répertoire le coût de centaines d’appels interurbains de quelques centimes chacun, il serait raisonnable d’estimer le coût total des appels téléphoniques pour chaque activité au lieu d’identifier la personne ayant effectué chaque appel, de trouver le but de chaque appel et de les additionner.

    • Charges indirectes

Les charges indirectes sont des dépenses liées à plusieurs activités de l’organisme de bienfaisance ou qui lui permettent de réaliser ces activités. Vous devriez effectuer certaines de ces dépenses ou toutes ces dépenses, même sans réaliser aucune activité particulière. En voici quelques exemples :

  • Le système téléphonique de l’organisme de bienfaisance sert à ses services de conseils, ainsi qu’à d’autres services et activités.
  • Le directeur général se déplace dans tout le pays, enseigne dans des programmes éducatifs, rencontre des bailleurs de fonds et évalue le rendement du personnel régional.
  • Un laboratoire est parfois utilisé par plusieurs chercheurs et parfois loué à d’autres organismes.

Enregistrement des charges indirectes

Les charges indirectes sont normalement liées à plusieurs activités et elles existent indépendamment de la réalisation d’une activité. Dans ces conditions, il est souvent plus difficile de calculer la proportion des charges directes liée à chacune des activités d’un organisme de bienfaisance. Dans des cas comme celui-ci, vous devez mettre au point une méthode de répartition ou de ventilation raisonnable de ces frais entre les différentes activités pertinentes.

    • Méthodes courantes de ventilation des charges

Les charges liées à plusieurs activités ou au fonctionnement général de votre organisme de bienfaisance doivent être ventilées entre les comptes pertinents. Cette ventilation repose, en règle générale, sur une méthode de calcul sous-jacente des charges. Cette ventilation pourrait, par exemple, être opérée en fonction des éléments suivants :

  • Nombre de membres du personnel ou de bénévoles travaillant pour chaque activité ;
  • Temps consacré par le personnel à chaque activité ;
  • Surface utilisée pour chaque activité dans les locaux ;
  • Charges directes, etc. de chaque activité ;
  • Revenus de chaque activité.

Consultez ces exemples (http://sourceosbl.ca/node/8003) pour voir plusieurs méthodes de ventilation de charges.

    • Principes à appliquer dans la ventilation des charges

Il existe de nombreuses méthodes de ventilation des charges. Plusieurs méthodes raisonnables peuvent correspondre à chaque situation donnée. Appliquez les principes suivants pour choisir la meilleure méthode pour votre organisme :

  • Le principe de ventilation des charges doit être raisonnable. En d’autres termes, il dit exister une relation claire entre le montant d’une dépense, les activités qui lui sont liées et son principe de ventilation. Il ne serait normalement pas raisonnable, par exemple, de ventiler le coût du chauffage des bureaux en fonction du salaire des employés, puisqu’il n’existe tout simplement aucune relation entre les deux.
  • Les montants ventilés doivent être raisonnables par rapport aux autres charges et à la valeur des activités de l’organisme de bienfaisance. Si, par exemple, les charges directes d’une activité s’élèvent à 5 000 dollars et celles d’une autre activité à 500 000 dollars, il n’est vraisemblablement pas raisonnable de ventiler les charges directes équitablement entre ces deux activités.
  • La méthode de ventilation doit être appliquée uniformément au fil du temps. La méthode employée une année doit continuer à être employée l’année suivante, sauf en cas de changement important de la situation et si ce changement justifie de modifier la ventilation des charges.
  • Les méthodes de ventilation doivent être identiques pour des charges similaires. Il n’est vraisemblablement pas raisonnable, par exemple, de ventiler le loyer en fonction de la surface des locaux utilisée par chaque programme et de ventiler les impôts fonciers en fonction du nombre d’employés participant à chaque activité.
  • Le principe de ventilation devrait être le plus simple possible. Une complexité plus grande ne devrait se justifier que par l’amélioration de la qualité et de la précision des informations. Vous pourriez vous contenter, par exemple, de ventiler des charges en fonction du rôle principal de chaque membre du personnel ou en fonction du temps consacrée chaque semaine par chaque membre du personnel à une fonction particulière. Si vous prévoyez aboutir au même résultat par chacune de ces méthodes, employez celle qui est la plus simple. Il est, par exemple, beaucoup plus facile de ventiler des charges en fonction du rôle principal de chaque membre du personnel que de demander à chacun d’inscrire le temps consacré à chaque fonction sur des relevés de temps et d’analyser ensuite ces derniers.

Quelle que soit la méthode de ventilation que vous employez, elle doit être clairement justifiée par des documents. Vous pourrez ainsi appliquer plus facilement cette méthode avec uniformité, surtout en cas de changement de personnel ou de bénévoles. Vous pourrez ainsi expliquer plus facilement votre processus de ventilation aux vérificateurs de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Points à ne pas perdre de vue :

  • Il peut exister des directives sur les types de charges à imputer aux projets subventionnés, ainsi que sur la proportion du budget à respecter par ces ventilations. Ces directives peuvent varier d’un projet à l’autre. Vous devrez respecter les exigences de chaque projet, ce qui peut compliquer excessivement votre comptabilité.
  • Il peut être inutile de ventiler les charges facture par facture. Les coûts administratifs du bureau (Ex : les salaires et avantages sociaux du réceptionniste et du comptable, les fournitures de bureau qui leur sont associées et ainsi de suite) peuvent être accumulés dans la section du grand livre général consacrée aux charges administratives et ventilés entre les différents programmes une fois par mois au lieu d’être ventilés chaque fois qu’un chèque de salaire est émis ou qu’une facture est réglée.
  • Il est possible de ventiler des charges plusieurs fois. Le coût de la fourniture d’ordinateurs personnels aux employés et leur entretien peut être imputé aux charges liées au personnel (voir ventilation 1 ci-dessous), puis les charges du personnel (y compris les coûts des ordinateurs personnels qui leur ont été imputés) peuvent être ventilées entre des programmes particuliers (voir ventilation 2 ci-dessous).

Exemple :

Montant du salaire des employés

635 000$

Ventilation (1) :

Coût des ordinateurs personnels des employés

15 000$

Coût de l’entretien annuel des ordinateurs personnels

4 000$

Coût total des employés

654 000$

Ventilation (2) :

Programmes de bienfaisance

534 000$

Financement

75 000$

Gestion/administration

45 000$

Montant total de la ventilation des charges liées aux employés

654 000$

Dans ces conditions, les processus de ventilation des charges peuvent devenir extrêmement complexes et sophistiqués dans les grands organismes.

  • Travailler avec l’ARC (Agence du Revenu du Canada)

L’Agence du revenu du Canada (ARC) exerce des responsabilités réglementaires à l’égard des organismes de bienfaisance canadiens, puisqu’elle veille au respect des dispositions relatives à la bienfaisance de la Loi de l’impôt sur le revenu. Chaque organisme de bienfaisance enregistré canadien doit donc travailler avec l’ARC.

    • Communiquer à l’ARC les changements apportés à votre organisme de bienfaisance

Votre organisme de bienfaisance connaîtra probablement de nombreux changements au fil des ans. Cette section précise ce que vous devez communiquer à l’ARC et comment le faire. (http://sourceosbl.ca/node/7821).

      • Modifications qui doivent être communiquées à l’ARC.

Certaines modifications ne doivent pas être approuvées par l’ARC, mais doivent lui être communiquées. Dans de nombreux cas, il est fortement conseillé de faire examiner les modifications par un professionnel du droit avant de les communiquer à l’ARC.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/chngs/ctvts-fra.html). Quand votre organisme a demandé pour la première fois le statut d’organisme de bienfaisance, il a énuméré les activités qu’il réaliserait dans le cadre de ses fins de bienfaisance. Si votre organisme de bienfaisance prévoit commencer de nouvelles activités non mentionnées dans votre demande, vous devriez en informer l’ARC. Elle vous indiquera si les activités proposées sont des activités de bienfaisance et si vous devrez modifier vos fins de bienfaisance.

    • Changer les fins de bienfaisance de votre organisme (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/prps-fra.html). Si vous prévoyez modifier les objectifs légaux ou les fins légales de votre organisme, vous pourrez décider de consulter l’ARC à l’avance sur le changement que vous prévoyez.
    • L’organisme de bienfaisance n’exerce plus aucune activité (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/rvkng/typs/vlntry-fra.html). Si vous prévoyez mettre fin aux activités de votre organisme de bienfaisance ou si vous le dissolvez, vous devriez demander à l’ARC d’annuler son enregistrement d’organisme de bienfaisance. Le terme de « révocation volontaire » sert à désigner cette situation.

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/rvkng/typs/vlntry-fra.html) sert à désigner cette situation.

      • Modifications qui doivent être approuvées par l’ARC
    • Changer la date de fin d’exercice de votre organisme (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rqsts/fp-fra.html). Vous devez recevoir l’autorisation de l’ARC avant de pouvoir changer la date de fin d’exercice de votre organisme de bienfaisance. La longueur de la période de déclaration de votre organisme de bienfaisance ne peut pas dépasser 12 mois. Quand vous changez de date de fin d’exercice, une brève période de déclaration sera indispensable pour passer de votre ancienne à votre nouvelle date de fin d’exercice.
    • Accumuler des fonds dans un but particulier

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rqsts/ccmlt-fra.html). Si votre organisme de bienfaisance planifie un grand projet ou une activité importante (par exemple, la construction d’un bâtiment ou l’achat d’équipement onéreux), il peut avoir besoin d’accumuler des fonds dégagés de son fonctionnement pendant plusieurs exercices. Comme les organismes de bienfaisance doivent consacrer chaque année, en règle générale, 3,5% de la valeur moyenne de leurs actifs de placement chaque année aux activités de bienfaisance, il pourrait être difficile de mettre des fonds de côté pour un projet de ce type, tut en respectant le contingent des versements

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts/chcklsts/dqb-fra.html). Vous devez informer l’ARC du but dans lequel vous souhaitez accumuler des fonds, de leur montant nécessaire et du nombre d’exercices pendant lesquels vous pensez devoir les accumuler. Quand l’ARC a accordé cette autorisation, les fonds mis de côté par votre organisme de bienfaisance pour ce projet ou cette activité seront exclus des actifs de placement et du calcul du contingent des versements (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/spndng/clclb-fra.html), bien qu’ils ne soient pas encore dépensés au profit de ses programmes de bienfaisance.

    • Modifier la désignation de votre organisme de bienfaisance (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rqsts/rdsgntn-fra.html). Quand le statu d’organisme de bienfaisance a été accordé pour la première fois à votre organisme de bienfaisance, la désignation suivante lui a été appliquée : œuvre de bienfaisance ; fondation publique ; ou fondation privée. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette désignation ou si vous souhaitez la faire modifier, vous pouvez demander un changement de désignation.
      • Quand consulter un professionnel

Il existe des situations dans lesquelles les organismes de bienfaisance sont susceptibles de consulter des professionnels. Les types de professionnels suivants peuvent offrir des services afin d’aider les organismes de bienfaisance à respecter les exigences de l’ARC.

Les aides comptables exécutent les tâches routinières liées à l’enregistrement des transactions dans les registres d’un organisme de bienfaisance, à savoir :

      • Le règlement des factures ;
      • Le dépôt de l’argent reçu à la banque ;
      • L’enregistrement des transactions ;
      • La préparation des reçus de dons ;
      • L’apurement des comptes et ainsi de suite.

Le travail des comptables commence, en règle générale, où cesse celui des aides comptables. Les comptables exécutent les tâches suivantes :

  • L’apurement des comptes ;
  • La préparation et l’enregistrement des écritures rectificatives dans le système comptable ;
  • La recommandation et l’application de politiques et de principes comptables ;
  • La préparation des états financiers et des rapports connexes ;
  • Éventuellement, l’assistance à la préparation et à l’analyse des budgets des organismes de bienfaisance.

Les vérificateurs examinent les états financiers d’un organisme de bienfaisance en toute indépendance. Ils vérifient le travail des comptables au moyen de divers tests et d’autres procédures conçus pour révéler si les états financiers préparés par les comptables présentent le bilan financier de l’organisme de bienfaisance « de façon juste ». Leur travail consiste à formuler une opinion objective sur la présentation des états financiers qui assurent aux tiers (comme les bailleurs de fonds) que les états financiers sont fiables.

Les professionnels du droit peuvent assister un nouvel organisme de bienfaisance à se doter de la personnalité morale et à s’inscrire pour obtenir son statut d’organisme de bienfaisance. Ils peuvent également conseiller et assister les organismes de bienfaisance en matière d’interprétation et d’application de la loi, surtout dans les situations complexes ou rares. Les avocats peuvent également aider les organismes de bienfaisance à tenir leurs divers registres officiels, comme les procès-verbaux et les règlements administratifs.

Les évaluateurs professionnels peuvent servir à calculer la juste valeur des dons importants ou des dons en nature inhabituels reçus par les organismes de bienfaisance et à la justifier preuves à l’appui. Un courtier en assurance de votre région pourrait être une source d’information utile sur les professionnels qualifiés. Les organismes de bienfaisance devraient vérifier soigneusement l’expérience professionnelle et les titres de compétences des évaluateurs.

Les organismes de bienfaisance peuvent avoir besoin d’un professionnel des systèmes pour mettre en place leurs systèmes comptables, surtout s’ils sont informatisés. Il est important de faire appel à une personne possédant la technologie et les compétences informatiques nécessaires pour installer le logiciel comptable et le matériel informatique qui le fait fonctionner. Il est également important de faire appel à un comptable qualifié pour mettre au point le plan de comptes.

      • Comment trouver des professionnels de bonne réputation

La méthode de recherche de professionnels la plus efficace consiste à solliciter l’avis de collègues de confiance employés par d’autres organismes de bienfaisance. Ils peuvent vous communiquer le nom de professionnels qui leur ont donné toute satisfaction dans un situation vraisemblablement comparable è la vôtre. Quand vous disposerez de plusieurs noms, vous devriez organiser des entrevues avec les professionnels auxquels vous ferez éventuellement appel pour évaluer leur expérience, leurs aptitudes pertinentes, ainsi que leur style.

    • Pénalités et sanctions.

La responsabilité de faire observer l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu aux organismes de bienfaisance incombe à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Celle-ci peut prendre plusieurs mesures pour promouvoir l’observation des exigences légales ou pour sanctionner les organismes de bienfaisance qui l’enfreignent.

Cette section donne un aperçu des situations dans lesquelles l’ARC peut imposer des pénalités ou des sanctions et des façons dont l’ARC travaillera avec votre organisme pour résoudre le problème. (http://sourceosbl.ca/node/7822).

      • Problèmes courants en matière de non-conformité

En cas de violation délibérée de la loi par un organisme de bienfaisance ou de non-application d’une entente d’observation en vigueur, l’ARC prendra des mesures.

(Voir : Lignes directrices sur l’application des sanctions (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/nwsnctns-fra.html)). Les organismes de bienfaisance rencontrent souvent les problèmes suivants :

          • Non-production du formulaire annuel T3010
      • Un organisme de bienfaisance doit produire sa déclaration annuelle de renseignements T3010 au plus tard six mois après la fin de son exercice. Si un organisme de bienfaisance ne produits pas cette déclaration avant cette échéance, l’ARC peut révoquer son enregistrement. L’ARC donne habituellement aux organismes de bienfaisance la possibilité de produire leur déclaration de renseignements en retard, mais la non-production de ce formulaire après la réception d’un avis de rappel entraîne en principe la révocation.
      • L’Arc est également endroit d’imposer à tout moment une pénalité de 500 dollars pour la production tardive de la déclaration de renseignements, passé le délai de six mois. Elle n’inflige néanmoins pas cette pénalité en ce moment, si le formulaire T3010 est produit avant la révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance (voir ci-dessous).
      • Si l’ARC n’a pas reçu la déclaration de renseignement T3010 dans les sept mois suivant la fin de l’exercice de l’organisme de bienfaisance, elle lui adresse un Avis de l’intention de révoquer l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance (formulaire T2051A).
      • Au cours du dixième mois suivant la fin de l’exercice de l’organisme de bienfaisance, l’ARC déclenche le processus légal de révocation de son enregistrement.
      • Quand l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance a été révoqué parce qu’il n’a pas produit sa déclaration annuelle de renseignements, il peut solliciter son réenregistrement (en utilisant le formulaire T2050) et verser, à ce moment, une pénalité de 500 dollars. Prière de noter que le réenregistrement n’est pas garanti et que l’organisme ne peut pas bénéficier des avantages des organismes de bienfaisance enregistrés, tant que sa demande de réenregistrement n’a pas été approuvée.
          • Renseignements inexacts dans les reçus officiels de dons
      • Les reçus officiels de dons peuvent être incomplets ou inexacts à cause d’erreurs telles que l’omission d’y faire figurer le site Web de l’ARC ou une erreur dans le nom ou l’adresse de l’organisme de bienfaisance. L’ARC adresse habituellement une lettre de sensibilisation à l’organisme de bienfaisance, afin que ces erreurs ne se reproduisent pas à l’avenir.
      • L’ARC peut également décider d’appliquer une pénalité de 5% (pour la première infraction) ou de 10% (en cas de récidive) du montant admissible figurant sur les reçus incomplets ou inexacts.
          • Faux renseignements dans les reçus officiels de dons
      • Un reçu qui contient de faux renseignements, comme un montant inexact ou la date inexacte d’un don, est une affaire jugée grave par l’ARC. L’ARC n’utilise pas de lettre de sensibilisation, en règle générale, dans des cas comme ceux-ci, mais impose des pénalités.
      • Une pénalité de 125% du montant admissible figurant sur le reçu est imposée par l’ARC quand les renseignements contenus dans un reçu ont été falsifiés. Si le montant total des pénalités dépasse 25 000 dollars, le droit de délivrer des reçus est suspendu pendant 1 an pour l’organisme de bienfaisance.
      • Si cette infraction est liée à la promotion d’abris fiscaux ou à des avantages accordés indûment à des tiers n’appartenant pas à l’organisme de bienfaisance (autres que ses administrateurs et se dirigeants), des sanctions plus graves, y compris la révocation, peuvent être appliquées.
          • Registres inadéquats

La gravité des problèmes liés à la tenue des registres peut s’échelonner de problèmes de négligence mineurs (comme une gestion administrative défaillante ou des erreurs peu fréquentes) à des problèmes très graves (comme la falsification ou la destruction de registres pour dissimuler d’autres problèmes ou le refus d’accès aux registres pendant une vérification).

L’ARC emploie, en règle générale, une entente d’observation pour gérer les cas de négligence sans gravité afin que l’organisme de bienfaisance rectifie ses futures pratiques. Dans les cas plus graves, l’ARC impose habituellement à l’organisme de bienfaisance une suspension d’un an de son droit de délivrer des reçus de dons. Elle peut également procéder à la révocation définitive de son statut d’organisme de bienfaisance.

    • Ressources supplémentaires.

En plus de ses responsabilités du contrôle de l’application de la Loi, l’ARC informe les organismes de bienfaisance de leurs responsabilités réglementaires. Elle les aide à respecter volontairement la Loi et assure la promotion de son respect, sans recourir à des pénalités et à d’autres sanctions. L’ARC offre un certain nombre de services et de sources d’information – tous gratuits – afin d’aider les organismes de bienfaisance.

  • Renseignements sur les organismes de bienfaisance. PortailDonAction.ca (http://www.charityfocus.ca/FR/Pages/Home.aspx) met en vedette des renseignements tirés de la Déclaration de renseignement des organismes de bienfaisance enregistrés (formulaire T3010), produite par tous les organismes de bienfaisance du Canada. Les fonctions de recherche du site permettent aux utilisateurs de trouver des informations sur les organismes de bienfaisance qui les intéressent.
  • Renseignements à l’intention des donateurs. L’ARC rédige des renseignements à l’intention des Canadiens (http://cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/dnrs/menu-fra.html) qui sont susceptibles de consentir des dons ou qui envisagent de consentir des dons aux organismes de bienfaisance. Ces renseignements portent sur les avantages fiscaux et autres dons au bénéfice des organismes de bienfaisance et présentent des conseils sur le choix des organismes de bienfaisance à soutenir. Vous pourrez décider de communiquer certains de ces renseignements à vos donateurs.
  • Le site Web de l’ARC contient des renseignements complets et faisant autorité sur les responsabilités des organismes de bienfaisance (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts=gvng/chrts/prtng/menu-fra.html).
  • Ligne d’assistance de l’ARC. Vous pouvez communiquer avec un représentant de l’ARC,

(http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/cntct/cntct-fra.html),

au téléphone, sans frais, pour parler de diverses questions sans vous identifier.

  • Séances d’information pour les organismes de bienfaisance. Ces séances d’information, (http://www.cra-arc.gc.ca/vdgllry/chrts-gvng/menu-fra.html#h2), (webinaire) permettent de communiquer des renseignements sur diverses questions pour les organismes de bienfaisance t comportent en principe une mise à jour sur les récentes ou prochaines modifications de la réglementation ou sur d’autres questions à connaître par les organismes de bienfaisance.
  • Formulaires et publications. La majorité des formulaires et des publications (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/formspubs/menu-fra.html) liés aux organismes de bienfaisance sont accessibles en ligne.
  • Liste d’envoi électronique de l’ARC. Abonnez-vous à la liste d’envoi gratuite. Organismes de bienfaisance et dons – quoi de neuf (http://www.cra-arc.gc.ca/esrvc-srvce/mllst/sbscrbchrts-fra.html), diffusée par courriel et par fil RSS.
  • Pénalités et sanctions en cas de non-conformité

L’inobservation délibérée ou non des exigences de la Loi par un organisme de bienfaisance est une affaire grave. L’ARC peut, dans ce cas, choisir une des méthodes ci-dessous :

    • Ententes d’observation

Une entente d’observation est un document signé par l’organisme de bienfaisance et l’ARC. Il énumère les problèmes constatés par l’ARC, les mesures à prendre par l’organisme de bienfaisance pour les résoudre, l’échéancier de résolution des problèmes par l’organisme de bienfaisance et les conséquences éventuelles auxquelles l’organisme de bienfaisance s’expose s’il ne prend pas ces mesures.

    • Sanctions

Ce sont des pénalités financières ou des mesures de suspension temporaire du droit de l’organisme de bienfaisance de délivrer des reçus de dons officiels.

    • Révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance

L’ARC peut supprimer (« révoquer ») les avantages liés à l’enregistrement des organismes de bienfaisance, comme le droit de délivrer des reçus de dons officiels.

    • Impôt de révocation

L’ARC peut assujettir un organisme de bienfaisance à un impôt de révocation d’un montant équivalent à celui de son actif net, s’il ne transfère pas ses éléments d’actif en temps opportun à un « donataire admissible ».

L’ARC peut choisir l’une des mesures ci-dessus selon les circonstances. Dans les situations considérées par l’ARC comme des « cas d’inobservation particulièrement graves » (voir ci-dessous) elle imposera des sanctions ou procédera directement à la révocation (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/plcy/csp/pnlts-fra.html).

Si l’ARC envisage de révoquer le statut de votre organisme de bienfaisance ou de lui appliquer une pénalité financière ou une mesure de suspension, et vous n’êtes pas d’accord avec sa décision (et vous avez des preuves à l’appui) vous pouvez présenter une opposition (http://www.cra-arc.gc.ca/gncy/cmplntsdspts/chrts-fra.html) et , le cas échéant, interjeter appel.

  • Législation applicable aux organismes de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance du Canada doivent exercer leur activité conformément aux lois du pays, que ces lois s’appliquent à eux directement ou qu’elles s’appliquent à la collectivité en général. Plusieurs législations provinciales régissent directement des aspects de l’activité de bienfaisance et d’autres législations s’appliquent couramment aux organismes de bienfaisance, bien qu’elles ne les visent pas en particulier.

La Loi de l’impôt sur le revenu occupe une place très importante pour les organismes de bienfaisance enregistrés à cause des exigences qu’elle prévoit pour leur enregistrement, ainsi que l’habilitation à délivrer des reçus de dons qu’elle leur accorde. De nombreux aspects de la réglementation des activités des organismes relèvent néanmoins des gouvernement provinciaux et territoriaux. La législation provinciale régissant le secteur de la bienfaisance est principalement axée sur les activités de financement et de sollicitation.

Les organismes de bienfaisance implantés ou qui exercent leurs activités dans certaines provinces devraient connaître les lois provinciales susceptibles de s’appliquer à leurs activités. Ils devraient, plus particulièrement, étudier et respecter la législation présentée par province. Quand ils existent, les liens vers les ressources en ligne sur ces exigences légales sont fournis.

  • Autre législation courante susceptible de s’appliquer à votre organisme

Le secteur de la bienfaisance canadien est d’une grande diversité et il serait impossible de citer tous les types de législation à connaître par un organisme de bienfaisance. Voici une brève présentation de quelques domaines législatifs courants que de nombreux organismes de bienfaisance devraient connaître.

Imposition — De nombreux organismes de bienfaisance sont assujettis à des impôts fédéraux ou provinciaux d’un type ou d’un autre. La taxe fédérale sur les produits et services/taxe de vente harmonisée et les autres taxes provinciales sur la vente au détail sont les plus répandues. D’autres types d’impôts sont susceptibles d’être exigibles dans des situations particulières, comme l’impôt foncier et les droits de cession immobilière.

Paie — Les organismes de bienfaisance qui emploient des salariés sont assujettis à diverses charges sociales, taxations et déclarations et redditions de comptes obligatoires qui s’échelonnent de celles relatives au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec, aux cotisations à l’assurance-emploi et à l’indemnisation des accidentés du travail, en passant par diverses taxations provinciales.

Enploi/milieu de travail — En plus des impôts et des prélèvements obligatoires liés à la paie, cités ci-dessus, les organismes de bienfaisance qui emploient des salariés doivent également bien connaître les normes obligatoires en matière de conditions d’emploi et de sécurité du milieu du travail, ainsi que la législation des droits de la personne.

  • Position de l’ARC sur le reste de la législation

L’Agence du revenu du Canada (ARC) administre l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu au Canada ; la responsabilité de son application aux organismes de bienfaisance incombe à la Direction générale des organismes de bienfaisance de l »ARC. En revanche, l’ARC n’exige, ne contrôle ou ne fait pas respecter l’application des autres lois fédérales ou provinciales. (L’ARC n’exige pas que le statut juridique des organismes de bienfaisance enregistrés soit en règle (généralement en vertu d’une loi fédérale ou provinciale de constitution en personne morale) pour qu’ils conservent leur enregistrement d’organisme de bienfaisance, puisque, si ce n’est pas le cas, leur existence légale est en péril.

Il est possible d’enfreindre d’autres lois, sans enfreindre les exigences de l’ARC en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu. En revanche, l’ARC peut tenir compte du respect d’autres lois par un organisme de bienfaisance, dans le contexte de son contrôle du respect de la Loi de l’impôt sur le revenu, plus précisément dans le choix des sanctions à appliquer parmi celles à sa disposition.

The Federal Not-for-profit Corporations Act

https://laws-lois.justice.gc.ca/PDF/C-7.75.pdf

Source : Ce texte est une compilation des sujets relatifs aux informations nécessaire pour la création et la gestion d’une organisation OSBL au Canada présenté sur le web par Imagine Canada, un organisme à but non lucratif. http://sourceosbl.ca

Ref : Exigences nécessaires pour une Fondation_2.docx

Mise à jour de ce document : 22 novembre 2021

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